Uw organisatie heeft de laatste jaren veel aandacht besteed aan uw inkoop. Hierdoor is een goed fundament gelegd voor de toekomstige samenwerking met leveranciers en professioneel contractmanagement.

Inkopers hebben het druk en na het contracteren moet men weer snel door met het volgende project. Hierdoor krijgt contractbeheer en wat zich na de deal afspeelt minder aandacht van inkoop. De rest van de organisatie vertrouwt op de deal en concentreert zich op haar eigen doelen richting de vraagkant van de keten. Een potentieel zwart gat in aandacht voor contractmanagement gaat ontstaan….

Want wie houdt regelmatig de contracten en prestaties van de leveranciers tegen het licht? En wie stelt zo nodig de dienstverlening bij? Vanuit ervaring weten wij dat er in vele contracten overlegmomenten met de leveranciersrelatie zijn afgesproken en dat daar in de praktijk weinig vervolg aan wordt gegeven. Zodat vele op het eerste gezicht ‘kleine dingen’ die spelen, ongeroerd blijven en net zoals in het heelal in een zwart gat verdwijnen….

Vele organisaties zien hun leveranciers toch als een black box. Zolang leveranciers maar goed hun best doen en voldoende presteren is het goed genoeg. Vaak zien deze organisaties contractmanagement als een stuk gereedschap om de leveranciersprestaties in toom te houden. Grip op de contracten is het hoogste goed. We hebben immers prestatieafspraken gemaakt, de resultaten goed gevisualiseerd en de leverancier weet waaraan hij zich moet houden. Gaat het mis dan hebben we altijd nog het contract waar we op kunnen terugvallen. Uit ervaring weten wij dat dan al snel de schuldvraag boven komt….

Wat is hier nu erg aan?

In principe is het niet erg dat partijen elkaar ‘prikkelend’ bij de les houden. Alleen is de leeropbrengst  bij een schuldvraag discussie erg klein en werkt het wantrouwen in de hand. Beter zou het zijn om de verbinding te zoeken door onder andere gezamenlijke doelen na te streven. Dit leidt in de praktijk tot veel betere prestaties, mits ook de leverancier het nut en de noodzaak van dat doel begrijpt.

In de keten levert de leverancier voornamelijk aan de business, die vervolgens voortdurend bezig is om aan de klantbehoefte te voldoen.  Indien leveranciers niet behoorlijk leveren en de aandacht van contractmanagement in het ‘zwarte gat’ verdwijnt kan het grote gevolgen hebben voor de waarde-creatie richting de business en/of de eindklant. En dan kunnen niet uitgesproken ‘kleine dingen’ gaan opspelen binnen de leveranciersrelatie en dat komt de samenwerking niet ten goede. Dat is erg, zeker als jouw concurrentie positie van een leverancier vraagt om meer te doen dan ‘gewoon je best’.

Hoe zou het beter kunnen?

Zet contractmanagement op de agenda en gebruik het als gereedschap om transparantie in wat er werkelijk gebeurt te verkrijgen. Werk aan vertrouwen door samen met uw leveranciers gemeenschappelijke doelen te stellen. Evalueer de prestaties in een open sfeer van gelijkwaardigheid en feedback. Alleen dan zorgt de gehele keten ervoor dat er groei ontstaat in de contractprestaties en ‘zwarte gaten’ in contractmanagement voorkomen worden.

Bron: Covalis

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.