Relatiegeschenken zijn producten welke bedrukt kunnen worden met een logo of boodschap en als bedankje of cadeau worden gegeven aan (potentiële) klanten. Er zijn vele namen voor deze producten: premiums, relatiegeschenken, reclameartikelen, gifts, gadgets.

Voor veel bedrijven gebeurt het inkopen van relatiegeschenken incidenteel en behoort dit niet tot de corebusiness. Waar moet je als inkoper op letten als je deze producten inkoopt? Wil je via een tussenpersoon kopen of rechtstreeks uit bijvoorbeeld China? Wat mag je van een leverancier verwachten en hoe beweeg je je door deze markt? In deze tips is het uitgangspunt dat je via een tussenpersoon dan wel groothandel in Nederland de relatiegeschenken inkoopt.

1. Specificatie

Zoals voor alle andere inkopen geldt, is ook hier de specificatiefase van groot belang.Het is zaak om alle relevante onderwerpen in deze fase mee te nemen. Denk hierbij niet alleen aan de aansluiting van het product bij uw doelgroep, maar ook aan het gewenste kwaliteitsniveau, MVO-aspecten, de keuze voor lokaal of globaal produceren en indien nodig de intellectuele eigendomsrechten.

De rol van de leverancier

De leverancier kan ook adviseren welk product bij uw uitvraag past. De leverancier kent de markt en de nieuwste trends en gadgets. Het kan een prijsvoordeel opleveren door met de leverancier te overleggen welk product bij uw vraag past.

2. Duurzaamheid

Duurzaamheid is een belangrijk aandachtspunt. Niet alleen in de productieketen, maar ook voor de eindgebruiker (uw klant). Wanneer uw leverancier in Nederland gecertificeerd is volgens het CSR Promotiotional Products programma betekent dit in ieder geval dat:

de arbeidsomstandigheden bij de leveranciers worden bewaakt en verbeterd
de producten veilig en op een verantwoorde wijze worden geproduceerd
uw leverancier de benodigde training heeft gevolgd
uw leverancier regelmatig geauditeerd wordt.(bron: www.ppp-online.nl).

3. Kwaliteit

Controleer de certificering van de fabriekIn Nederland is de certificering van fabrikanten of producten is even belangrijk als de certificeringen van de leverancier. Er kan gekeken worden of de fabrikant bijvoorbeeld SMETA of BSI gecertificeerd is, aangezien zij de producten produceren. Leveranciers weten of de fabriek waarmee ze samenwerken deze certificeringen hebben en kunnen dit ook aantonen. Vraag hierom. Controleer of de leverancier mensen heeft werken die regelmatig controles in de fabrieken uitvoeren.

Spreek een AQL af

Spreek altijd een AQL (Acceptance Quality Limits) af. Dit houdt in dat de leverancier steekproefsgewijs test of het product aan alle voorwaarden voldoet. Wanneer het foutpercentage te hoog is, zal er opnieuw geproduceerd moeten worden.

Vraag om een sample

Kijk naar de kwaliteit van het product. Dit kan het beste gedaan worden aan de hand van samples (monster van het product). Let hierbij op de kwaliteit van het materiaal, bijvoorbeeld het gewicht van het product. Let erop dat er voldoende tijd is om de samples te ontvangen voordat de definitieve levering plaatsvindt. Dit is van groot belang voor de goedkeuring; wanneer je het sample ontvangen hebt en goedgekeurd, mag de bulk hier niet meer van afwijken.

Klachtenprocedure

Stel op voorhand vast hoe de klachtenprocedure is ingericht. Niet alleen voor de kwaliteit van het product, maar ook bij bijvoorbeeld te late leveringen.

4. Logistiek

De sleutel is weinig schakels in de keten

Veel producten komen uit Azië. Levertijd, prijs, mogelijkheden en creativiteit zijn hier eindeloos. Belangrijk is dat er zo min mogelijk schakels tussen fabrikant en leverancier zitten, dit voorkomt fouten en zorgt voor een scherpe prijs.

Levertijd

Producten die in het buitenland geproduceerd worden, hebben vaak een erg lange levertijd. Producten uit bijvoorbeeld Azië worden vaak per schip vervoerd. Houd hier rekening mee.

Levering

Spreek met de leverancier een leveringsgarantie af. Wanneer de levertijd niet gehaald dreigt te worden, spreek dan af dat de producten bijvoorbeeld zonder extra kosten worden ingevlogen.

5. Prijs

Bij prijzen spelen meerdere aspecten een rol:

Het aantal stuks is bepalend, meestal geldt hoe meer stuks, hoe lager de prijs.
Het later nogmaals bestellen van een kleiner aantal valt vaak duurder uit. Dit kan komen door bijvoorbeeld de instel (of opstart) – of transportkosten.
Een langere levertijd kan zorgen voor lagere kosten, omdat het dan bijvoorbeeld met andere leveringen op de boot kan (of groepsinkoop).
Het afleveraantal telt ook mee; moeten alle relatiegeschenken in één keer bij u worden afgeleverd, of moet de leverancier nog voorraad aanhouden tot u afroept?
Het type bedrukking en het aantal drukkleuren zijn ook prijsbepalend. Over het algemeen geldt dat hoe complexer de bedrukking (bijvoorbeeld met logo), of hoe meer kleuren, hoe hoger de prijs.

Accepteer geen vooruitbetalingen

Een goede leverancier moet in staat zijn alles voor te financieren, accepteer dus geen vooruitbetalingen.

Valutawisselingen

Worden uw relatiegeschenken in het buitenland geproduceerd? Let dan op mogelijke prijswijzigingen door valutawisselingen.

Er zijn drie soorten leveranciers. Leveranciers die;

100% Europees inkopen: deze leveranciers zijn niet flexibel in relatiegeschenken. Ze werken met (half)fabricaten waar je geen invloed op hebt. Je kunt dus niet van scratch af ontwerpen (bij het begin beginnen met ontwerpen).
70% Europa / maximaal 30% Azië inkopen: deze leveranciers zijn ‘gevaarlijk’, omdat zij niet alle controles kunnen uitvoeren die noodzakelijk zijn.
minimaal 70% Azië inkopen: deze leveranciers zijn flexibel, hebben veel ervaring en kunnen makkelijk switchen van fabriek bij problemen. Ook zijn deze leveranciers gewend om te werken met samples. Deze leverancier zal ook samples aanvragen wanneer het in Europa producten besteld. Hierdoor verbetert het resultaat en de kwaliteit van het product. 6.

6. Service

Vraag een vast aanspreekpunt

Vraag de leverancier een vast aanspreekpunt aan te wijzen; je zult vaak moeten schakelen met je leverancier om het proces optimaal te laten verlopen. Kies een leverancier die meedenkt, zodat er snel gewerkt/geschakeld kan worden. Verder is het belangrijk om de leverancier scherp te houden door frequent te benchmarken en zo samen kennis en ervaring op te bouwen. (Benchmarking is een manier om prestaties van bijvoorbeeld apparaten of organisaties met elkaar te kunnen vergelijken).

Bron: inkoopvandaag.nl

Wil je aan de slag met (financiële) waardecreatie en/of het verhogen van je organisatiewaarde?

Bekijk dan –kosteloos- de online kennissessie. Tijdens de sessie worden er kennis en inzichten gedeeld op het gebied van waardecreatie, winstoptimalisatie, waarderingsmethoden en het kapitaliseren/ monetizen van de gerealiseerde financiële bedrijfswaarde. Vul jouw e-mailadres in en ontvang de video.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.

6 tips voor het inkopen van relatiegeschenken