Ging de strategiesessie bij jou alle kanten op? Verhitte discussies en meningen over en weer? Verliep de strategiesessie chaotisch? Dat mag enigszins, maar biedt als begeleider ook een duidelijke structuur. Anders wordt het een deceptie en bereik je de (gezamenlijke) resultaten niet. Een strategiesessie organiseren? Of een sessie, waarbij de strategie wordt vertaald naar concrete stuurinformatie? Dan geef ik je hier vier tips.

Want één ding is zeker. Voor het ontwikkelen van de strategie (vertaald naar concrete stuurinformatie) is het uitermate belangrijk om de mensen in de organisatie erbij te betrekken en mee te laten denken en beslissen hoe de strategie vorm moet krijgen. Of hoe de strategie wordt vertaald in concrete stuurinformatie volgens de balanced scorecard methodiek. Zij moeten de strategie dragen en verder inhoud geven of met de stuurinformatie aan de slag.

Goede vorm
Sessies houden is daarvoor een goede vorm. Mensen worden dan meegenomen in het denkproces en het ontwikkelingstraject van de strategie. Ook draagt het bij aan samenwerking en geeft het teamspirit. Men ziet elkaar eens in een andere setting en ontdekt elkaars creativiteit. Welke vorm is nu zoal effectief? Ik heb enkele malen aan sessies deelgenomen en sessies georganiseerd om de strategie te vertalen in stuurinformatie. Ik heb ervaren dat een brown paper sessie gecombineerd met groepssessies goed werken. Daarmee kunnen in korte tijd snel resultaten worden geboekt.

Enkele tips

1. Bereid je goed voor
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg ervoor dat je alles van tevoren hebt uitgedacht hoe je de sessie wilt houden. Bij de balanced scorecard methode zijn er vier perspectieven en heb ik in alle sessies systematisch gewerkt met vier kleuren. Dat wil zeggen: 4 brown papers aan de muur, ieder in de eigen kleur met post-its in dezelfde kleur. Of zoals afgebeeld op mijn projectkamer: Een voorbereiding voor een groepssessie, waarbij de groepen een nader voorstel gaan doen over de stuurinformatie binnen de vier perspectieven (tevens vier kleuren) van de balanced scorecard.

En niet te vergeten: Controleer van tevoren de zaal en zet alles ruim van tevoren klaar, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Zo kun je ook de gasten bij aankomst verwelkomen en alvast contact maken.

2. Wissel af
Wissel binnen een sessie af met een uitleg, brown paper sessie en groepssessies. Ga niet alleen zenden en ook niet alleen ontvangen. Zo heb ik in een sessie de post-its (de ideeën) vanuit de brown paper sessie als opdracht meegegeven aan de groepen, die aan de hand daarvan er vervolgens een voorstel van maakten.

3. Zorg voor aaneenschakeling
Bij het organiseren van meerdere sessies is het van belang ervoor te zorgen dat er een rode draad in de sessies te ontdekken is. Een rode draad is bijvoorbeeld een voorstel vanuit de groepen aan het einde van een sessie in de volgende sessie te laten terugkomen en samen dit voorstel om te zetten tot een definitief besluit. Of de post-its vanuit de brown paper sessie om te zetten in het voorstel, dat dan in de volgende sessie gezamenlijk als besluit wordt vastgesteld. Ook is een rode draad om even terug te blikken op de vorige sessie: wat hadden we vorige keer gedaan, besproken en besloten?

4. Koppel terug
Sessies zijn uitermate geschikt om ideeën te genereren. Als begeleider is het zaak deze ideeën te toetsen en te kanaliseren. Een methode is de ideeën, die bijvoorbeeld via post-its in een brown paper sessie zijn opgeschreven, naderhand uit te werken en vóór de volgende sessie aan de deelnemers terug te koppelen. Ook is goed om aan het einde van de sessie af te sluiten met een aankondiging voor het vervolg en de huiswerkopdracht. Dit kun je bijvoorbeeld doen door bij een (latere) terugkoppeling aan de deelnemers de vraag te stellen om alvast na te denken over …. vul maar in. Vaak wordt dit vergeten: hoe vertaal je de resultaten van een sessie (ideeën) naar acties. En je hebt tegelijk de rode draad laten terugkomen.

Tot slot
Dit zijn zo enkele tips voor het organiseren van een sessie. Uiteraard zijn er meer. Het belangrijkste is je goed voor te bereiden. Daarmee is niet gezegd dat de sessie precies zo verloopt als je gedacht had. Groepsdynamiek speelt een belangrijke rol en is niet te voorspellen. Het kan zelfs chaotisch lijken, maar dat mag tot op zekere hoogte. Het is ten slotte een sessie, waarin ideeën worden bedacht. Je moet de voorbereiding af en toe loslaten. Anders wordt het te formeel. Als je in de sessies een duidelijke structuur biedt en het ook leuk en luchtig houdt, bereik je meer.

Auteur: Harry Huizing

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.