Na twee Best Value trainingen bij Dean Kashiwaghi in Arizona, zeven Best Value ondersteuningen bij inschrijvers en vier Best Value adviezen en begeleidingen bij aanbesteders, is het lastig om de ‘Best Value-manier’ van denken opzij te zetten. Bij de keuze om een relatief kleine aanbesteding op laagste prijs te gunnen, kun je je nog voorstellen dat het proces, om naast prijs ook op kwaliteit te gunnen, veel inspanning vergt.
Maar zodra er kwaliteitscriteria moeten worden verzonnen voor de EMVI-bepaling en bijbehorende beoordelingscriteria, dan wordt het wrang. Alsof je na een paar maanden goede wijn te hebben gedronken, opeens weer een slobberwijntje ingeschonken krijgt. De goede smaak heeft je hersens dusdanig aan kwaliteit laten wennen, dat een mindere wijn je letterlijk hoofdpijn bezorgt.
Met het omschakelen naar ‘traditionele’ EMVI-bepalingen komen oude dilemma’s weer naar boven. Ik kwam dit onlangs tegen bij een projectteam dat een onderzoeksbureau zocht. Het CV van de personen die het onderzoek gingen uitvoeren, vond men heel belangrijk en werd zelfs als kwaliteitscriterium gebruikt. Ik kon me niet inhouden door te zeggen: “Maar als je de persoon zo belangrijk vindt, waarom interview je ze dan niet? Je gaat toch geen tonnen uitgeven aan een persoon op basis van enkel zijn CV?”.
Een ander projectteam beoordeelde op het kwaliteitscriterium Risicomanagement. Het projectteam toetste de inschatting van de inschrijver door te vragen wat de risico’s van het project zijn en hoe deze beheerst worden. Het voorstel was om te kijken of de inschrijver hetzelfde denkt als het projectteam en goede ideeën heeft voor de beheersing. Begrippen als ‘denken’, ‘ideeën’ en ‘gevoel’ brengen allemaal risico’s mee. En we weten nog niet of het projectteam hier werkelijk mee geholpen wordt.
Ik stelde voor om, naast ‘SMART’ en ‘commitment’, ook ‘aantoonbaarheid’ toe te voegen aan de beoordelingscriteria. Oftewel, dat de inschrijver op basis van ervaringen aantoont waarom een risico een risico is. Dit had ik succesvol gestolen van het Best Value proces. Het grootste struikelblok is tot slot het ‘stappenplan’ waarin de inschrijver zijn aanpak omschrijft. Hoe beoordeel je dit? Wie heeft er gelijk? De inschrijver of de beoordelaar? De ‘battle of expertise’ ontstaat en iedere inhoudelijke expert weet het beter. Dit leidt tot ellenlange dure consensusbijeenkomsten. De toevoeging van ‘aantoonbaarheid’ als beoordelingscriterium bracht enig soelaas. Al met al verbeterde de wijn, de kwaliteit verrijkte en nam toe tot een aangename dronk.
[alert type=”info” title=”Leestip: De toegevoegde waarde van procurement alignment. Wat is het bestaansrecht van een organisatie? Vraag het aan de directie en je krijgt uiteenlopende antwoorden. Afhankelijk natuurlijk van het type organisatie, branche en sector. “] Lees dit artikel
Het denken vanuit traditionele EMVI-bepalingen is het zoeken naar de vermeend beste opdrachtnemer. Ondertussen wil ik ‘weten’ wie de beste opdrachtnemer is en met Best Value de zoektocht naar de expert, die mij het beste schenkt, goed inrichten. Het leven is te kort om slechte wijn te drinken.
Door Eelco Nap, business consultant Inkoop- en Contractmanagement bij Balance – Advies, Projecten, Interim
Mogelijk ook interessant
In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.
Laat een reactie achter