Het resultaat van de verandering borgen: hoe doe je dat?

Een belangrijke reden voor de start van een veranderingsproject is om de processen te verbeteren en daarmee een besparing te realiseren. Achteraf blijkt dat deze doelstelling niet altijd gehaald wordt of het blijft in het ongewisse wat het veranderingsproject nu daadwerkelijk heeft opgeleverd. Een belangrijke oorzaak hiervan is dat vooraf niet goed is nagedacht hoe dit meetbaar en zichtbaar kan worden gemaakt. Hoe zorg je nu voor het borgen van de verandering? Hoe weet je wat het veranderingsproject nu echt oplevert? En hoe monitor en veranker je dat? In deze blog een eenvoudig voorbeeld hoe je na vier stappen een veranderingsproces als vanzelf kan borgen.

Begin gelijk met borgen
Het borgen van het resultaat van de verandering begint al bij de start van het veranderingstraject. Helaas wordt er vaak pas aan het einde van een project hierover nagedacht, maar dan is het te laat. Daarmee loop je de kans dat de medewerkers niet goed aanhaken in het veranderingsproces en dat het uiteindelijke projectresultaat niet wordt gehaald. Zelfs bestaat er een kans dat het project mislukt, omdat de medewerkers niet bereid zijn op de nieuwe manier te werken en blijven acteren in het oude gedragspatroon. Zorg dus dat je in het projectplan hieraan ruim aandacht besteed. Een ervaring uit mijn praktijk illustreer ik in onderstaand voorbeeld.

Een voorbeeld
Bij een groot concern heb ik een veranderingsproject begeleid, waarbij één van de onderdelen was het gehele purchase-to-pay proces te verbeteren. Doelstelling van het project was 10% op dit proces van bestelling tot betaling en afhandeling van de factuur te besparen. Uit de analyse bleek dat deze doelstelling realiseerbaar was als er beter werd samengewerkt tussen diverse afdelingen en verspillingen werden geëlimineerd. Aan de hand van de analyse zijn in het projectplan vier stappen benoemd, waarmee tegelijk het borgen van de verandering wordt gerealiseerd.

Kieswijzer

Stap 1 Bepaal besparingen
Voor deze stap heb ik eerst met de medewerkers en de hoofden inkoop en financiën het gehele proces doorgelopen om samen met hen een inschatting te maken van de mogelijke besparingen. Zo kan de projectdoelstelling makkelijker worden vertaald in een projectuitkomst. Deze uitkomst wordt uitgedrukt in diverse KPI’s, waarmee het veranderingsproces kan worden gemeten (daarbij is gebruik gemaakt van een sjabloon; zie blog “Tips voor het meten van een veranderingsproces”). Voor het purchase-to-pay proces werden bijvoorbeeld als KPI’s benoemd: de totale doorlooptijd, het aantal grijze facturen (facturen zonder inkooporder) en het aantal regels op de tussenrekening, een rekening die de administratie gebruikt, indien er geen match is tussen het bedrag van de inkooporder en het bedrag op de factuur.

Stap 2 Bepaal de KPI’s
Daarna is stap 1 verder uitgewerkt door dieper in het proces te duiken om te bepalen uit welke activiteiten het gehele proces is opgebouwd en hoe de knelpunten kunnen worden opgelost. Concreet wordt het pas als je ook voor deze activiteiten KPI’s formuleert. Deze KPI’s kun je daarbij koppelen aan een proceseigenaar, die de initiator is om acties te ondernemen. Zo is in mijn voorbeeld bij het purchase-to-pay proces het hoofd inkoop verantwoordelijk voor de KPI doorlooptijd tussen de bestelling van een interne klant en het aanmaken van de inkooporder en het aantal aanvragen, die niet via inkoop verlopen. Door ook KPI’s in het proces te benoemen maak je de relaties en onderliggende problemen zichtbaar en kun je verklaren hoe de KPI’s van de beoogde uitkomst van het totale proces scoren.

In onderstaand figuur is stap 1 en 2 in een vereenvoudigd voorbeeld gevisualiseerd.

Stap 3 Doe een nulmeting en bepaal targets
Een derde stap in het projectplan was om het startpunt en het eindpunt i.c. doel van het verbetertraject te bepalen. Door een nulmeting bepaal je de startpositie van de KPI’s binnen het verbeteringstraject en kan worden vastgesteld of de KPI’s ook goed gedefinieerd zijn. Daarnaast bepaal je per KPI de targets, zodat het groeipad kan worden vastgesteld om uiteindelijk het totale proces te verbeteren en de besparing van 10% te realiseren.

Stap 4 Monitor met de dashboards en onderneem acties
Als laatste stap werd het opstellen van dashboards in het projectplan opgenomen. Daarmee werd ervoor gezorgd dat de verbeteringen ook concreet worden gevolgd. Door binnen het project KPI dashboards op te stellen, kunnen de KPI’s worden besproken en op basis daarvan gerichte acties worden ondernomen.

Blijvend resultaat
En met deze methode werd na enkele maanden de besparing gehaald. Alles verliep volgens het projectplan en alle wijzers stonden op groen! Maar belangrijker was nog dat door het werken met KPI’s de resultaten als vanzelf werden vastgehouden. Men went aan het sturen op verbeteringen en het ongewenste gedrag wordt bespreekbaar gemaakt. En dat bleek ook tijdens het veranderingsproces en na mijn vertrek. De samenwerking is sterk verbeterd en de dashboards zijn daarna opgenomen als onderdeel van de rapportage. Deze rapportage is nu wekelijks onderwerp van gesprek. Een veranderingsproces met een blijvend resultaat! Simpel,toch, een verandering borgen?

Auteur: Harry Huizing, momenteel business consultant bij Tactus Verslavingszorg. Harry is een energieke en creatief ingestelde interim manager, controller en business consultant met meer dan 25 jaar ervaring in velerlei bedrijven en non-profitorganisaties. Hij helpt vanuit zijn bedrijf HHFinance klanten bij het vertalen van de strategie, inrichten en verbeteren van processen en control- en financieringsvraagstukken. Harry is een mensen mens, een verbinder. Hij is vader van 3 kinderen, houdt van schaatsen, skeeleren en gitaar spelen. Meer informatie kun je vinden op zijn website HHFinance.