De basis op orde om verder te komen met HR Analytics

Joost Hoedjes - Linkedin

Joost Hoedjes is werkzaam als senior beleidsadviseur HR Analytics bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Bij het ministerie werkt hij, met zijn HR Analytics collega en de ICT afdeling, aan de implementatie van een dashboard met essentiële management informatie. Het goed inrichten van de basis is van essentieel belang. Maar Joost kijkt ook naar de toekomst en investeert in projecten met tekst analyse, de employee journey en gelooft in een toekomst waarin inzichten uit data op individueel niveau worden teruggegeven.

Hoe leg je aan je zoontje uit wat je doet?

Mijn werk is puzzelen met cijfers. En dat is super tof! Mijn functietitel is officieel senior beleidsadviseur HR Analytics. Het is mijn taak om slimme dingen te halen uit alle beschikbare informatie systemen. Informatie waarmee we de organisatie en haar mensen beter kunnen maken.

UBS Kieswijzer

Hoe ben je er zo ingerold?

Ik ben met het vak in aanraking gekomen bij de gemeente Den Haag, waar ik in een traineeship zat. Ik vind het ontzettend boeiend hoe organisaties werken en daar hou ik me nu ook hele dagen mee bezig. Daarbij kan ik een stuk puzzelen met data om ontwikkelingen in de organisatie inzichtelijk te maken. En niet te vergeten de vormgeving ervan, waarin ik mijn creativiteit kwijt kan. Als je de data duidelijk en helder weet te communiceren, dan heb je veel meer effect. Eigenlijk is het gewoon een fantastisch baan!

Is jouw werkveld HR breed?

Ja, dat is juist wat ik leuk vind aan het werk. Ik ben wel een specialist, omdat ik werk met de data. Maar mijn werk is wel over het gehele HR palet, dus ik krijg met allerlei onderwerpen te maken. Soms weet ik daardoor meer van bepaalde onderwerpen dan collega’s en kan ik verbinding leggen, omdat ik van heel veel onderwerpen wel weet waar het over gaat.

Is het vergaren van data nog wel eens een probleem?

Ja en Nee! Je hebt binnen data analyse verschillende deelaspecten. Eén daarvan is om in het (personeels)systeem reeds bekende data inzichtelijk te maken. Die data is zeker beschikbaar en goed op orde, alleen is het niet altijd even gemakkelijk om de data op de gewenste manier uit de systemen te halen. En daarnaast zit er heel veel data in systemen en bronnen die niet makkelijk te ontsluiten zijn of niet netjes in een systeem zitten, denk aan documenten en zelf beheerde Excel-lijsten. 

Niet iedereen zal de data betrouwbaar zien. Hoe ga jij daarmee om?

Het is natuurlijk heel erg belangrijk dat de data klopt. Als de data niet klopt, dan maakt het niet uit wat je doet, de uitkomsten zijn dan ook verkeerd en onbetrouwbaar. Toen ik net bij de Provincie Zuid-Holland begon, mijn vorige werkgever, was er af en toe ook wantrouwen dat de data niet klopte, omdat er net gewerkt werd met een nieuw personeelssysteem. Wat dan een hele belangrijke stap is, om aan te geven dat de data in het systeem de waarheid is. Zo wordt er een gezamenlijke waarheid gecreëerd over de data. En als mensen dan aangeven dat de data niet klopt, moeten ze er zelf voor zorgen dat ze het aanpassen in het systeem. Zo verdwijnen ook de eigen bijgehouden Excel-lijsten. Het is daarbij wel heel erg belangrijk om mensen inzicht te geven in de data opbouw.

Die ene waarheid creëren, daar zit hem soms wel de crux in.

Dat ligt eraan. Als je als uitgangspunt hebt: wat in het systeem staat klopt, creëer je één waarheid en kun je zorgen dat iedereen met dezelfde cijfers werkt. Wel kan het zijn dat cijfers niet altijd recht doen aan de situatie, dus de context en duiding ervan is ook heel belangrijk.

Wat maakt jou werk interessant? Wat is er boeiend aan…?

De variatie. Ik kan met heel veel verschillende dingen aan de slag. Ik krijg de vrijheid om nieuwe initiatieven op te zetten en oplossingen te bedenken voor vraagstukken die er zijn. Daarnaast heb ik contact met heel veel mensen binnen de organisatie. Want het is zeker niet, wat mensen soms verwachten, dat ik alleen maar achter mijn computer zit. Zeker de helft van het werk is met mensen het bepalen van de informatiebehoefte, de data, de uitkomsten en de toepassing daarvan.

Wat is je grootste zakelijke uitdaging op dit moment?

Ik werk nu 6 maanden bij het ministerie. De basis was al neergezet door mijn collega Mart de Meij. Wat ik wel zie is dat bij het Rijk werken met (HR) data nog in een vrij onvolwassen stadium is. Het is natuurlijk ook een zeer complexe omgeving. De ontwikkeling rond informatievoorziening is wat behoudend, naar mijn mening. Het Rijk ligt onder een vergrootglas als het gaat om of goed besteden van geld en zorgvuldig met data om gaan. Daar zit dus op dit moment ook mijn grootste uitdaging: hoe zet ik in deze complexe omgeving toch de informatie voorziening goed en toekomstbestendig neer.

Hoe tackle je deze uitdaging?

We zijn op dit moment samen met onze IT afdeling bezig met de ontwikkeling van een management informatie dashboard. Het concept is ontwikkeld, nu zijn we volop faciliteiten aan het regelen om het dashboard ook echt in gebruik te nemen. Dit dashboard is het vliegwiel, waarmee we willen bereiken om bedrijfsvoeringsbreed, en uiteindelijk organisatie breed, veel meer datagedreven te werken.

Wat is een opvallende trend op het gebied van HR Analytics voor de komende 2 jaar?

Veel organisaties hebben de basis voor HR Analytics nog niet op orde, dus veel organisaties zijn nog bezig om dat überhaupt goed in te richten. Dan kan je wel met allerhande spannende trends en analyses aan de slag gaan, maar hier bereik je dan waarschijnlijk weinig mee als je bij wijze van spreken niet kunt laten zien wie waar in de organisatie zit. Start eerst eens met het inrichten van de dashboards om goede stuurinformatie te kunnen ontsluiten. Zo word je ook minder “manager lijstjes” en krijg je meer ruimte om analist te zijn.

Als je verder kijkt naar wat toffe ontwikkelingen zijn, dan denk ik aan:

  • Tekstanalyse. Wij gebruiken het bijvoorbeeld nu om vacatureteksten te analyseren. Een volgende stap kan zijn om bijvoorbeeld gespreksverslagen te analyseren of onderzoek te doen op e-mailverkeer. Dus databronnen waar je wellicht niet direct aan denkt kan je ook gaan gebruiken in je analyse. Wel is de privacy van medewerkers hier een belangrijk onderwerp bij.

 

  • Teruggeven data op individueel niveau. Iets waar ik heel erg in geloof, maar wat je nog weinig ziet gebeuren in HR land is het teruggeven van data op individueel niveau. Zoals sporters nu al data gebruiken om zichzelf te blijven verbeteren en optimaal te presteren. Een voorbeeld hiervan is loopbaanadvies. Jij hebt ambities om een bepaalde functie te bekleden. Dan kan je op basis van data van andere mensen die hetzelfde pad al hebben afgelegd en succesvol zijn doorgegroeid, inzichten krijgen over het pad dat je zelf kan nemen en waarin je je kunt ontwikkelen.
  • Employee journey. Als laatste gaan we de komende jaren denk ik veel horen van de employee journey. Het optimaliseren van de ervaringen van medewerkers met behulp van data analyse. Naar voorbeeld van de marketing, waar de customer journey al veel gebruikelijker is.

 

Wat/Wie zijn jouw grootste inspiratiebronnen?

Ik heb niet perse één inspiratiebron. Ik probeer kennis en inspiratie op te doen tijdens congressen en demo’s over HR Analytics en data analyse. Daarom vind ik het ook zo leuk om mee te doen aan deze kennistour HR Analytics. Inzichten en ideeën delen en elkaar helpen om verder te komen. 

Welke take away wil je de lezers meegeven?

Ten eerste is het natuurlijk heel belangrijk om ervoor te zorgen dat de data, je basis, op orde is. Ten tweede als je start met HR Analytics en hiervoor mensen aantrekt, is het heel belangrijk om ze ook de ruimte te geven om te experimenteren en te ontdekken. Zo voorkom je dat iemand een ‘manager lijstjes’ wordt. Dan is er geen tijd meer om een stap verder te komen en de analyses naar een hoger niveau brengt. Ten derde: ga ook aan de slag met de vragen waar jij en je collega’s ‘s nachts wakker van liggen. Sluit aan bij de vragen die er vanuit de business komen en waarover iets besloten moeten worden.

Auteur: Joost Hoedjes