Er is op het internet ontzettend veel informatie te vinden over aanbestedingen en selectieprocedures. Maar waar moet u nu precies op letten om de selectie van een nieuwe leverancier tot een succes te maken?

Een goede oriëntatie is het halve werk

Voordat u aan de daadwerkelijke aanbesteding begint, is het belangrijk dat u zich oriënteert. Los van het product of de dienst die u wilt gaan aanschaffen, is marktkennis een belangrijk onderdeel van het selectieproces. Hier toetst u uw eigen wensen en eisen met de standaarden die de markt u biedt. Misschien ziet u functionaliteiten of mogelijkheden waar u in eerste instantie nog niet aan heeft gedacht. Dit geldt niet alleen voor facilitaire software, maar voor alles wat u wilt aanschaffen, zoals kantoormeubelen, schoonmaak, vervoer, etc. Ga hiervoor naar een beurs, lees informatie en zoek informatie op het internet. Doe datgene dat u straks helpt om een goede wensen en eisenlijst samen te stellen. Zo kunt u de leveranciers goed vergelijken.

Hoe kiest u de juiste leverancier?

Op basis van uw wensen en eisen kunt u een lijst maken met selectiecriteria. In die lijst kunt u aangeven waar producten en diensten minimaal aan moeten voldoen, maar ook wat gewenste extra functionaliteiten zouden zijn. Kortom, beschrijf de must-haves en de nice-to-haves van de producten of diensten. Op die manier kijkt u vanuit uw eigen behoeften naar de markt en kunt u (soms subjectieve) criteria objectief maken. Zodra u functionaliteiten objectief kunt beoordelen, krijgt u het beste vergelijkingsresultaat. Daarnaast kunt u, los van de must-haves en nice-to-haves, ook beschrijven wat uw organisatie kenmerkt en onderscheidt ten opzichte van uw concurrenten. Een toekomstige leverancier kan daarop inspelen en meedenken. Beschrijf ook wat u van de toekomstige leveranciersrelatie verwacht. Verwacht u een rechttoe rechtaan uitvoering van de overeenkomst of verwacht u dat de leverancier met u meedenkt? Dit geeft de leverancier de mogelijkheid om zijn onderscheidend vermogen te demonstreren.

Vraag daarnaast ook altijd naar referenties en ervaringen uit vorige opdrachten van de leverancier. Eventueel kunt u bij klanten van leveranciers op bedrijfsbezoek gaan. Let daarbij niet alleen op het resultaat, maar vraag naar het complete verhaal. Hoe hebben zij de leverancier geselecteerd, hoe ging de uitvoering of implementatie van de opdracht en hoe gaat de leverancier om met eventuele problemen? Zorg dat u middels een onafhankelijke commissie de referenties beoordeelt en gebruik bij elk referentiebezoek dezelfde vragen. Op die manier kunt u de ervaringen met de betreffende leverancier goed vergelijken en beoordelen.

[alert type=”info” title=”Leestip: Binnenkort van start: Inkoopmanagement & Procurement (Post HBO)”] Lees het artikel

Heeft u alles op een rijtje?

Wanneer u een vergelijk heeft gemaakt van de leveranciers kunt u zien welke leverancier het beste scoort. Wie biedt de beste functionaliteiten en wie past er het beste bij uw organisatie? Als u met een goed gevoel de opdracht kunt gunnen, dan kunt u dat nu ook objectief onderbouwen.

Auteur: Sabine Eysink

Bron: ultimo 

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.