Heeft u er wel eens over nagedacht over hoeveel Word en Excel bestanden u per week maakt, laat staan hoeveel mails er in en uitgaan? Hoe gemakkelijk is het om deze bestanden te delen, terug te vinden en de informatie te hergebruiken? Hoeveel kennis is er bij u aanwezig om deze zeer uitgebreide programma’s te gebruiken (en of deze juist gebruikt worden!) en beter te benutten?

Om op de eerste vraag terug te komen. Stel u maakt vijf bestanden per dag, dan komt dat met 200 werkdagen per jaar al snel op 1000 bestanden per persoon! Nu weet ik natuurlijk niet hoeveel personen er binnen uw organisatie werken, maar dat kan allemaal aardig oplopen. Ongetwijfeld zal het een fors deel van de opslagcapaciteit beslaan en als u nog een eigen systeem heeft ook van de back-up. Als we dan naar de vervolgvragen kijken, dan kom ik situaties tegen waar de Microsoft Office programma’s nog belangrijker zijn dan de bedrijfssoftware waar de administratie in zit. Alleen merk ik ook dat er vaak weinig bewustwording is.

Zeker als ik de uitgebreide Excelsheets bestudeer of de vele verschillende Word-bestanden die ik tegenkom! Ik heb soms zelf de indruk dat de opslag uitgebreid wordt, zonder dat er eens flink opschoning plaatsvindt. Daar is toch aandacht voor nodig? Zeker als er het besef is dat de informatiegroei de komende jaren doorzet én informatie steeds belangrijker is in het dagelijks werk. Tijd om uw informatie eens onder de loep te nemen en deze informatiehuishouding misschien opnieuw te organiseren? [sidebar name=”In-post advertisement “]

Een aantal concrete acties die gedaan kunnen worden:

1. Helder krijgen waarvoor Word, Excel en Outlook eigenlijk ingezet worden om vast te stellen hoe belangrijk het is binnen uw organisatie (en inzicht krijgen in informatie/documentstromen)
2. De Excel-sheets en Word-bestanden eens goed beoordelen en vaststellen of deze goed in elkaar zitten of misschien te uitgebreid zijn met de risico’s van dien!
3. Nagaan of Word en Excel goed en eenduidig gebruikt worden (zijn er überhaupt afspraken gemaakt?)
4. De opslag eens doornemen (schijven, portalen, applicaties) en vaststellen of dit logisch in elkaar zit qua structuur en of er dingen dubbel gaan, makkelijk vindbaar zijn, er onderscheid is tussen actueel en archief
5. Inventariseren of er voldoende kennis in huis is (wie heeft ooit een training gevolgd?)
6. Vaststellen of er ideeën zijn om Word en Excel beter te benutten
7. Een rolverdeling te bedenken waarbij uw mensen actief betrokken worden in de veranderingen die efficiëntie moeten opleveren voor nu én later. Volgens mij kunnen we dit praktisch handen en voeten geven én levert het direct resultaat op. Mag ik u helpen?

Auteur: Als Computertraining.nl zijn we trots op onze uitgebreide cursusaanbod voor Microsoft Office software. We bieden zowel beginners als gevorderden de kans om hun IT-vaardigheden te verbeteren en te excelleren in hun vakgebied. Ontdek onze Excel cursussen en begin vandaag nog met leren.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.