Digitalisering & ICT

Word en Excel: Hoe belangrijk zijn ze eigenlijk voor uw bedrijf?

Heeft u er wel eens over nagedacht over hoeveel Word en Excel bestanden u per week maakt, laat staan hoeveel mails er in en uitgaan? Hoe gemakkelijk is het om deze bestanden te delen, terug te vinden en de informatie te hergebruiken? Hoeveel kennis is er bij u aanwezig om deze zeer uitgebreide programma’s te gebruiken (en of deze juist gebruikt worden!) en beter te benutten?

Om op de eerste vraag terug te komen. Stel u maakt vijf bestanden per dag, dan komt dat met 200 werkdagen per jaar al snel op 1000 bestanden per persoon! Nu weet ik natuurlijk niet hoeveel personen er binnen uw organisatie werken, maar dat kan allemaal aardig oplopen. Ongetwijfeld zal het een fors deel van de opslagcapaciteit beslaan en als u nog een eigen systeem heeft ook van de back-up. Als we dan naar de vervolgvragen kijken, dan kom ik situaties tegen waar de Microsoft Office programma’s nog belangrijker zijn dan de bedrijfssoftware waar de administratie in zit. Alleen merk ik ook dat er vaak weinig bewustwording is.

Zeker als ik de uitgebreide Excelsheets bestudeer of de vele verschillende Word-bestanden die ik tegenkom! Ik heb soms zelf de indruk dat de opslag uitgebreid wordt, zonder dat er eens flink opschoning plaatsvindt. Daar is toch aandacht voor nodig? Zeker als er het besef is dat de informatiegroei de komende jaren doorzet én informatie steeds belangrijker is in het dagelijks werk. Tijd om uw informatie eens onder de loep te nemen en deze informatiehuishouding misschien opnieuw te organiseren? [sidebar name=”In-post advertisement “]

Een aantal concrete acties die gedaan kunnen worden:

  1. Helder krijgen waarvoor Word, Excel en Outlook eigenlijk ingezet worden om vast te stellen hoe belangrijk het is binnen uw organisatie (en inzicht krijgen in informatie/documentstromen)
  2. De Excel-sheets en Word-bestanden eens goed beoordelen en vaststellen of deze goed in elkaar zitten of misschien te uitgebreid zijn met de risico’s van dien!
  3. Nagaan of Word en Excel goed en eenduidig gebruikt worden (zijn er überhaupt afspraken gemaakt?)
  4. De opslag eens doornemen (schijven, portalen, applicaties) en vaststellen of dit logisch in elkaar zit qua structuur en of er dingen dubbel gaan, makkelijk vindbaar zijn, er onderscheid is tussen actueel en archief
  5. Inventariseren of er voldoende kennis in huis is (wie heeft ooit een training gevolgd?)
  6. Vaststellen of er ideeën zijn om Word en Excel beter te benutten
  7. Een rolverdeling te bedenken waarbij uw mensen actief betrokken worden in de veranderingen die efficiëntie moeten opleveren voor nu én later. Volgens mij kunnen we dit praktisch handen en voeten geven én levert het direct resultaat op. Mag ik u helpen?

Auteur: Marius Hakkesteegt is actief bij Aspect-IT. Aspect | ICT biedt ICT-diensten, advies en hulp bij ingebruikname- en benutting van uw automatisering. We gaan graag met u in gesprek over wat u bezighoudt en hoe ICT hieraan een waardevolle bijdrage kan leveren. Bijvoorbeeld hoe u efficiënter gebruik kunt maken van uw bedrijfssoftware en de informatie die hierin terug te vinden is. Hoe u deze informatie slim en vooral veilig kunt delen maar bovenal is het onze missie om ervoor te zorgen dat u uw werk goed kunt doen.

Tags

Over de auteur

Michiel Noij

De redactie wordt verzorgd door Michiel Noij en Nomair van Wijk.

Heeft u inhoudelijke vragen en/of zoekt u ondersteuning bij een organisatievraagstuk?
Neem dan gerust contact met ons op. Een team van adviseurs staat u voor u klaar. U kunt contact opnemen met Michiel Noij en/of Nomair van Wijk via 030-2270497 (optie 6) en/of contact [at] ubsbusiness.nl

Laat een reactie achter

Klik hier om een reactie achter te laten