Digitalisering & ICT

6 valkuilen bij koppeling van bedrijfssoftware aan het financiële systeem

1)   Verwacht niet te veel van je financieel systeem

Met bedrijfssoftware kun je veel processen binnen je bedrijf automatiseren. Je processen worden goedkoper, minder foutgevoelig en sneller. Voor een nieuw inkoopsysteem zou je bijvoorbeeld als je artikel is binnengekomen automatisch de factuur digitaal naast de bestelling willen houden.  Als die overeenkomen wil je natuurlijk dat het systeem ze meteen betaalbaar stelt vanuit hef financieel systeem. Veel moderne online systemen bieden daarvoor real-time koppelingsmogelijkheden. Oudere financiële systemen kunnen echter vaak alleen batchmatig informatie uitwisselen. Zo maakt je systeem de verwachtingen niet waar.

[sidebar name=”In-post advertisement “]

2)   Gebruik standaardkoppelingen – geen maatwerk

Vijftien jaar geleden waren koppelingen met een financieel pakket zeldzaam. Als die er al waren, was het maatwerk en dus kostbaar. Sinds een jaar of tien zijn de meeste pakketten voorzien van hele portals. Daarmee kun je XML-berichten – de standaard voor informatie-uitwisseling  tussen programma’s- naar toe sturen en ontvangen. Toch zijn er nog veel maatwerkkoppelingen in gebruik. Standaardkoppelingen zijn echter veel minder kostbaar en eenvoudiger bij nieuwe versies up-to-date te houden.

3)   Laat de informatie die je collega’s invoeren controleren

Elke software verwerkt informatie. En jij of je collega voert die in. De software controleert meestal of die informatie wel voldoet op het niveau van het invulveld. Zo kun je meestal een datum op maar één manier invullen. Vaak biedt software ook  de mogelijkheid automatisch lijsten vol gegevens in te voeren. Dat noemen we een batch. Dat bespaart veel klopwerk. Vaak wordt vergeten dat hier de gegevens ook op correct- en volledigheid moeten worden gecontroleerd. Zo ontstaat gegevensvervuiling. Dit kan worden voorkomen door het gebruik van zogenaamde Rules Engines. Deze soort software controleert telkens als er informatie wordt gewijzigd, of dit voldoet aan de bedrijfsregels.

4)   Zorg dat je software meerdere administraties aankan

Bedrijven fuseren nog wel eens. Bij u is er wellicht nog geen vuiltje aan de lucht, maar in deze onzekere tijd kan dat in korte tijd veranderen. Veel financiële rapportages, maar ook jaarbudgetten zijn afhankelijk van cumulatieve berekeningen in het financiële pakket. Zij komen voort uit het jaarlijkse boekhoudschema. Tussentijdse wijzigingen door bijvoorbeeld de koppeling met andere software kunnen de cijfers volledig in de war gooien. Bovendien zorgt het eind van het boekjaar voor een schone lei voor het volgende jaar. Daarom kiest men er vaak voor wijzigingen in de software in de zeer korte periode na de sluiting van het boekjaar door te voeren. Zo’n wijziging is bijvoorbeeld een vervanging van software of een samenvoeging van administraties. Daarom kiezen veel gefuseerde bedrijven ervoor om meerdere financiële pakketten naast elkaar te laten draaien. Toekomstgerichte software houdt hier rekening mee en kan met meerdere administraties tegelijkertijd overweg.

[sidebar name=”In-post advertisement “]

5)   Kan u uitgaven in het kader van projecten wel terugvinden?

Kosten worden binnen een financieel pakket vaak geordend naar kostenplaats en kostensoort. Een kostenplaats is in het financiële universum de kleinste voor kosten verantwoordelijke eenheid. Binnen een bedrijf is dit vaak een afdeling. Met kostensoorten worden de kosten naar productiefactoren, zoals arbeid, grond- en hulpstoffen of vastgoed gespecificeerd. Buiten deze onderverdeling hebben organisaties vaak nog behoefte aan een extra post: projecten, ofwel kostendragers. Dit maakt het mogelijk om per project een overzicht van kosten en baten te verkrijgen. Oudere financiële pakketten hebben vaak deze optie niet. Het kan voorkomen dat u via de software waarmee het financiële systeem gekoppeld is, wel uitgaven in verband met een project kan boeken. Als uw software, uw koppeling of uw financiële pakket er niet voor is ingericht, kan u later uw uitgaven in het kader van het project niet meer terugvinden. Weg is uw stuurinformatie.

[alert type=”info” title=”Leestip: Zo kom je tot een gedegen IT strategie “] Lees het artikel

6)   Denk na over bevoegdheden

Financiële pakketten houden uw inkomsten en de uitgaven bij. Veel bedrijven sturen op basis van de gegevens in dit soort systemen.  Aan de andere kant  lopen deze pakketten achter de feiten aan: ze weten niet wat er in de pijpleiding zit. Stel dat een medewerker iets bestelt. Een inkoper of een financieel manager ziet dit vaak pas nadat de goederen binnen zijn. Hij of zij móet dan wel betalen. Dat is funest voor budgetten. Met moderne inkoopsoftware kan u uw bevoegdheden zo vormgeven dat een budgetverantwoordelijke eerst toestemming geeft, voordat een bestelling de deur uit gaat. Met een goed vormgegeven bevoegdhedenregister kunt u geld besparen.

Auteur: Matthias Wagenaar, momenteel werkzaam als Business Analyst bij Archifact. Matthias is o.a. verantwoordelijk voor het ontwerpen en testen van bedrijfssoftware, ofwel: het specificeren van de klantvraag, op basis van met name de volgende technieken: NIAM/ORM, SQL en het formuleren van bedrijfsregels op basis van de Archifact-standaarden. Zijn focus ligt op gebruiksvriendelijkheid en op de correcte en volledige implementatie van specificaties binnen het vooraf gestelde kader van tijd en geld. Naast zijn interesse voor ICT is Matthias als penningmeester actief in het lokale bestuur van een politieke partij.

Tags

Over de auteur

Michiel Noij

De redactie wordt verzorgd door Michiel Noij en Nomair van Wijk.

Heeft u inhoudelijke vragen en/of zoekt u ondersteuning bij een organisatievraagstuk?
Neem dan gerust contact met ons op. Een team van adviseurs staat u voor u klaar. U kunt contact opnemen met Michiel Noij en/of Nomair van Wijk via 030-2270497 (optie 6) en/of contact [at] ubsbusiness.nl

Laat een reactie achter

Klik hier om een reactie achter te laten