Wanneer organisaties nadenken over hun weerbaarheid tegen incidenten en crises, komen begrippen als bedrijfsnoodplan en bedrijfscontinuïteitsplan regelmatig naar voren. In de praktijk worden deze termen echter vaak door elkaar gebruikt. Literatuur en internationale standaarden maken duidelijk dat het om twee verschillende instrumenten gaat die ieder een eigen functie vervullen binnen crisismanagement en organisatorische veerkracht.

Het onderscheid raakt aan verschillende doelstellingen, tijdshorizons en organisatorische niveaus binnen risicobeheersing. Een goed begrip van dit onderscheid is essentieel voor organisaties die hun continuiteitsmanagement professioneel willen inrichten.
In dit artikel wordt daarom nader ingegaan op de begrippen.

Bedrijfsnoodplanning: directe respons op incidenten

Een bedrijfsnoodplan – in internationale literatuur vaak aangeduid als een emergency response plan – is primair gericht op de directe reactie op een acute noodsituatie. In de literatuur over crisismanagement wordt noodplanning beschouwd als een instrument dat organisaties voorbereidt op gebeurtenissen die onmiddellijk gevaar opleveren voor mensen, infrastructuur of het milieu (Boin, ’t Hart, Stern, & Sundelius, 2016).

Voorbeelden van dergelijke situaties zijn brand, explosies, technische storingen, geweldsincidenten of andere calamiteiten waarbij snelle actie noodzakelijk is.
In dergelijke omstandigheden moeten organisaties onmiddellijk kunnen handelen om slachtoffers te voorkomen en/of verdere schade te beperken. Het doel van een bedrijfsnoodplan is daarom in de eerste plaats:

bescherming van menselijke veiligheid
stabilisatie van de situatie
beperking van schade
effectieve coördinatie met hulpdiensten

De procedures in een bedrijfsnoodplan zijn doorgaans sterk operationeel van aard. Ze beschrijven bijvoorbeeld:

evacuatieprocedures
alarmering van hulpdiensten
taken van de bedrijfshulpverlening
eerste crisiscommunicatie
het veiligstellen of uitschakelen van installaties

Kenmerkend voor noodplanning is dat het zich richt op de eerste fase van een incident, namelijk de directe respons. De tijdshorizon is daardoor relatief kort: het betreft meestal acties die moeten plaatsvinden binnen minuten tot enkele uren na een incident (Boin et al., 2016).

Bedrijfscontinuiteitsplanning: voortzetting van bedrijfsprocessen

Een bedrijfscontinuïteitsplan – internationaal bekend als een business continuity plan (BCP) – heeft een andere focus. Waar een noodplan zich richt op onmiddellijke crisisrespons, richt continuïteitsplanning zich op het voortzetten van kritieke bedrijfsactiviteiten wanneer een verstoring optreedt.

Business continuity gedefinieerd als het vermogen van een organisatie om producten en diensten te blijven leveren op een vooraf bepaald acceptabel niveau na een verstorend incident (ISO, 2019). Dit betekent dat organisaties voorbereid moeten zijn op situaties waarin systemen, locaties of middelen tijdelijk niet beschikbaar zijn, maar waarin de organisatie toch moet blijven functioneren.

Een bedrijfscontinuïteitsplan beschrijft daarom onder meer:

hoe kritieke bedrijfsprocessen worden voortgezet
welke alternatieve werkplekken beschikbaar zijn
hoe IT-systemen worden hersteld of vervangen
hoe verstoringen in de supply chain worden opgevangen
hoe personeel en middelen opnieuw worden verdeeld

Een belangrijk instrument binnen continuïteitsplanning is de Business Impact Analysis (BIA). Met behulp van een BIA wordt vastgesteld welke processen cruciaal zijn voor de organisatie en hoe lang deze maximaal mogen uitvallen zonder onaanvaardbare schade te veroorzaken (Herbane, 2010). Op grond van deze analyse worden herstelstrategieën ontwikkeld, zoals redundante IT-systemen, alternatieve productielocaties of tijdelijke procesoplossingen.
De tijdshorizon van een bedrijfscontinuïteitsplan is daardoor aanzienlijk langer dan die van een noodplan. Continuïteitsplanning richt zich op de periode na de eerste crisisrespons, variërend van enkele uren tot dagen, weken of zelfs maanden (Elliott, Swartz, & Herbane, 2010).

Verschillende fasen van crisismanagement

Binnen de literatuur over crisismanagement worden noodplanning en continuïteitsplanning vaak geplaatst in verschillende fasen van incidentmanagement. Er kunnen in dit licht drie fasen worden onderscheiden, namelijk:

Emergency response: directe respons op een incident en bescherming van mensen
Business continuity: voortzetting van kritieke bedrijfsprocessen tijdens verstoring
Recovery en herstel: herstel van infrastructuur en systemen

Het noodplan stabiliseert de situatie in de eerste fase, waarna het continuïteitsplan ervoor zorgt dat de organisatie operationeel kan blijven functioneren ondanks de verstoring (Elliott et al., 2010).

Verschillen in organisatorische scope

Naast verschillen in tijdshorizon en doelstelling verschillen beide plannen ook in organisatorische scope. Een bedrijfsnoodplan is doorgaans locatiegericht. Het richt zich op specifieke gebouwen, installaties of werklocaties en beschrijft concrete acties die medewerkers moeten uitvoeren tijdens een incident. Een bedrijfscontinuïteitsplan heeft daarentegen een organisatieniveau en omvat meerdere bedrijfsfuncties, zoals:

bedrijfsprocessen
IT-infrastructuur
personeel
leveranciersketens
logistieke systemen

Continuïteitsplanning raakt daardoor vaak aan strategische vraagstukken zoals prioritering van bedrijfsactiviteiten en allocatie van middelen.

Noodplanning als onderdeel van een breder continuïteitssysteem

Binnen moderne managementsystemen voor continuïteit – zoals het Business Continuity Management System (BCMS)– wordt noodplanning doorgaans gezien als een onderdeel van een breder continuïteitsraamwerk (ISO, 2019). In dit systeem vervullen verschillende instrumenten een specifieke rol:

noodplanning voor directe incidentrespons
continuïteitsplanning voor voortzetting van bedrijfsprocessen
disaster recovery voor herstel van infrastructuur en IT-systemen

Samen vormen deze instrumenten de basis van organisatorische veerkracht tegen verstoringen.

Conclusie

Hoewel de termen in de praktijk soms door elkaar worden gebruikt, is er een duidelijk onderscheid tussen een bedrijfsnoodplan en een bedrijfscontinuïteitsplan. Een bedrijfsnoodplan richt zich primair op directe crisisrespons en veiligheid. Het beschrijft hoe een organisatie moet handelen tijdens een acute noodsituatie om mensen te beschermen en schade te beperken.

Een bedrijfscontinuïteitsplan richt zich daarentegen op het voortzetten van kritieke bedrijfsprocessen na een verstoring. Het beschrijft hoe een organisatie operationeel kan blijven functioneren wanneer systemen, locaties of middelen tijdelijk niet beschikbaar zijn.

Beide plannen vervullen daarmee een complementaire rol binnen modern risicomanagement en organisatorische veerkracht.

LITERATUUR

Boin, A., ’t Hart, P., Stern, E., & Sundelius, B. (2016). The politics of crisis management: Public leadership under pressure (2nd ed.). Cambridge University Press.
Elliott, D., Swartz, E., & Herbane, B. (2010). Business continuity management: A crisis management approach. Routledge.
Herbane, B. (2010). The evolution of business continuity management: A historical review of practices and drivers. Business History, 52(6), 978-1002.
ISO. (2019). ISO 22301: Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements. International Organization for Standardization.