Inkoopmanagement

De 4 belangrijkste aandachtspunten bij inkoop

leadership

Voor veel mensen is het een dagelijkse routine. Je komt aan op kantoor, je begroet de aanwezige collega’s en je start je computer op. Jaren geleden duurde het enkele minuten voordat je computer volledig was opgestart, tegenwoordig is dit vaak al binnen 30 seconden gebeurd. Desalniettemin loop je tijdens het opstarten van je computer naar de dichtstbijzijnde koffieautomaat om een kopje koffie te halen. Zo, de dag kan beginnen.

Tenzij je ooit zelf professionele koffiemachines hebt moeten aanschaffen, sta je er vaak niet bij stil hoe het populaire drankje nou daadwerkelijk wordt ingekocht. Welke systemen zijn er? Welke soorten koffie zijn er? Welke elementen hebben nog meer invloed op de kostprijs? Deze vragen en meer zal ik tijdens dit artikel behandelen.

1. Doel en Functie bepalen

We beginnen met, in mijn ogen, een van de belangrijkste punten bij het inkopen van koffiemachines. Het is ontzettend belangrijk om te weten waar de machines voor gebruikt gaan worden, dit heeft namelijk directe gevolgen voor ; type machines, ingrediënten en uiteindelijk de kosten. Er is namelijk een wezenlijk verschil tussen het aanbieden van koffie aan bijvoorbeeld medewerkers in een magazijn en het aanbieden van koffie aan cliënten van een gerenommeerd advocatenbureau. In het eerste geval zal de zettijd van een kopje koffie een grote rol spelen omdat de medewerkers in een kort tijdsbestek allemaal een kopje koffie willen. In het laatste geval hecht men meer waarde aan een luxe smaak en uitstraling. Drie aspecten die dus een grote rol spelen zijn:

  • Zettijd
  • Kwaliteit
  • Prijs

Hieronder zal ik een casus beschrijven van een voetbalvereniging waarbij het bepalen van het doel belicht wordt:

‘FC Nieuwkoop is bezig met het herinrichten van de kantine. Een belangrijke inkomstenbron voor FC Nieuwkoop is de omzet dat gehaald wordt uit de kantine. Op zaterdag en zondag spelen er ongeveer 50 teams waarbij er heel veel supporters en ouders op af komen. FC Nieuwkoop is op zoek naar machines die de druk aan kunnen wanneer de bezoekers in de rust de kantine in komen voor een kopje koffie. Ervaring leert dat bezoekers graag 2 kopjes koffie willen, eentje bij binnenkomst en het liefst nog eentje wanneer ze weer langs het veld gaan staan voor de tweede helft. Natuurlijk speelt de smaak van de koffie een rol maar voor FC Nieuwkoop is de zettijd van de machines het belangrijkst. Er moeten namelijk in een korte tijd grote groepen mensen worden bediend, daarnaast zal er meer omzet voor de kantine gegenereerd worden wanneer er twee kopjes koffie per bezoeker verkocht kan worden’.

“Er is een wezenlijk verschil tussen het aanbieden van koffie aan medewerkers in een magazijn en het aanbieden van koffie aan cliënten van een advocatenbureau.”

2. Zetsystemen

Wanneer er bepaald is in welke situatie en omgeving de koffiemachine ingezet gaat worden, kan er over worden gegaan naar het kiezen van het juiste zetsysteem. Dit is een redelijk technisch verhaal dus wanneer het moment daar is, is het aan te raden om er wat meer in te verdiepen. Ik zal het nu globaal omschrijven . Binnen de koffie branche zijn er eigenlijk maar drie populaire zetsystemen. Het gaat hier om zetsystemen in omgevingen met een hoger aantal consumpties. Er zijn nog meer populaire systemen zoals de Senseo, Nespresso e.d., maar die zijn niet geschikt voor een hoger aantal consumpties. De zetsystemen zijn:

  •  Verse bonen machines
  • Instant machines
  • Fresh Brew machines

Verse bonen machines maken gebruik van verse koffiebonen bij het zetten van een kop koffie. De koffiebonen worden in de machine gemalen waarna het water onder hoge druk door de gemalen koffie geperst kan worden. Deze machines worden vaak ingezet in situaties waarbij smaak en uitstraling belangrijk is. De populariteit van deze machines neemt steeds meer toe, dit komt mede door het feit dat men thuis vaak ook verse koffie drinkt .Hieronder beschrijf ik de voor en nadelen:

+ beste koffiesmaak  – dure aanschafprijs machines
+ veel keuze uit bonen (prijs en smaak) – storingsgevoelig
+ luxe uitstraling – veel onderhoud
+ beleving door geur en geluid – langere zettijd

Instant machines maken gebruik van vriesdroogkoffie. Dit is koffie dat eerst zeer sterk gezet is, vervolgens wordt er zoveel mogelijk vocht uit de koffie genomen om daarna de koffie in te kunnen vriezen en om te zetten naar korreltjes. Er wordt voor deze machines gekozen voor de snelle zettijd en lage prijs. Hieronder de voor en nadelen:

+ snelle zettijd (gemid. 8 sec) – kwaliteit smaak
+ weinig onderhoud – keuze ingrediënten
+ lange levensduur machines – uitstraling
+ weinig storingen

Fresh Brew machines zijn te vergelijken met de snelfilter machines van thuis. Deze machines maken gebruik van gemalen koffie waarbij het water onder druk door de koffie wordt geperst .De smaak is te vergelijken met de ouderwetste smaak van thuis. Deze markt is wel aan het krimpen vanwege de afnemende populariteit en onderscheidend vermogen. Hieronder de voor en nadelen;

+ vetrouwde smaak – weinig onderscheiden
+ verse smaak – veel afval koffieresidu
+ constante kwaliteit – hoge aanschafprijs machines

Binnen de markt zijn er ook een aantal merk gerelateerde zetsystemen. Douwe Egberts biedt een zetsysteem aan dat Cafitesse heet, en Nespresso heeft de cupjes van thuis nu ook naar de zakelijk markt gebracht. Het nadeel van deze zetystemen is het feit dat je aan een merk gebonden bent bij het inkopen van de koffie.

3. Ingrediënten en toebehoren

De koffieboon kent vele varianten, echter worden er maar twee soorten veelvuldig gebruikt, namelijk: Arabica en Robusta. De Arabica plant kan pas groeien op een hoogte van gemiddeld 1500 meter. Hierdoor wordt het minder blootgesteld aan insecten en parasieten en hoeft het daardoor minder cafeïne aan te maken waardoor de smaak wat fijner is. De Robusta plant groeit daarentegen goed op lagere hoogtes, door de stevige weerstand in deze lage gebieden heeft de boon ook een stevige smaak. Deze twee koffie soorten worden samen gecombineerd om de ideale melange te creëren voor de koffie dat wij elke dag drinken.

Naast de verschillende koffiesoorten moet er ook een keuze worden gemaakt in de overige materialen en ingrediënten die gebruikt zullen worden. Denk hierbij aan bekers, roerstaafjes, melk en suiker. Prijs, uitstraling en belasting op het milieu zijn vaak aspecten die genoemd worden bij het maken van deze keuzes. Plastic bekertjes voelen vergeleken met kartonnen bekertjes een stuk goedkoper aan, daarnaast zijn de meningen verdeeld over de impact van plastic bekertjes op het milieu. Echter zijn plastic bekertjes wel weer een stuk goedkoper en kan het in combinatie met instant machines voor grote besparingen zorgen.

“Laat je bij het aanschaffen van de machines eerst goed inlichten door de leverancier over de verschillen tussen koop, huur en lease.”

4. Prijs per kop

We sluiten af met het, in mijn ogen, belangrijkste punt bij het inkopen van koffiemachines, ingrediënten, materialen en service. Wat gaat een kopje koffie kosten? Bij het berekenen van de prijs per kop wordt het ‘Total Cost of Ownership’ principe gebruikt. Het is namelijk een opsomming van alle directe en indirecte kosten die, voor zover mogelijk, te berekenen zijn. De prijs per consumptie is uiteindelijk het ideale gegeven om verschillende mogelijkheden naast elkaar te leggen en te vergelijken. De basis bij het in kaart brengen van de prijs per kop is het achterhalen van het aantal kopjes koffie dat gezet wordt. De formule is op het eerste gezicht vrij eenvoudig:

Totale kosten / aantal consumpties = prijs per kop

Het aantal kopjes dat er; wekelijks, maandelijks of jaarlijks doorheen gaat is vaak op te vragen bij de cateraar, huidige leverancier, facilitaire afdeling of financiële afdeling. Mocht je alleen het gewicht van de ingekochte koffie weten, dan kun je bij de leverancier navragen hoeveel gram koffie er voor een kopje gebruikt wordt. Vaak zijn jaarlijkse gegevens in deze situatie het meest accuraat. De formule zal er dan zo uit zien:

Totaal ingekochte koffie (gram) / benodigd per consumptie(gram) = totaal aantal consumpties

Vanuit gaande dat alles bij dezelfde leverancier wordt ingekocht kunnen de volgende kosten meegenomen worden in de berekening van de totale kosten :

  • prijs machine (koop, huur, bruikleen)
  • prijs koffie
  • prijs schoonmaak
  • prijs onderhoud
  • prijs service
  • prijs toebehoren
  • operating kosten

Laat je bij het aanschaffen van de machines eerst goed inlichten door de leverancier over de verschillen tussen koop, huur en lease. Vanwege de lange levensduur van bijvoorbeeld instant machines kan het voordeliger zijn om dit te kopen in plaats van te huren. Sta ook stil bij de vraag of je de apparaten zelf wilt bijvullen, schoonmaken, onderhouden of dat je dit liever wilt uitbesteden en onder beheer wilt brengen van de leverancier. Dit brengt natuurlijk extra kosten met zich mee maar kan op de lange termijn in het geval van storingen veel geld besparen. Verse bonen machines zijn zeer storingsgevoelig dus een service/ onderhoud contract kan hierbij van belang zijn.

In alle gevallen kan het nooit kwaad om meerdere leveranciers uit te nodigen en te vergelijken met elkaar. De prijzen en voorwaarden in deze markt van de machines, ingrediënten en service kunnen onderling namelijk enorm verschillen. Het is maar net hoe graag de leverancier op dat moment de deal wilt binnenhalen.

Bron: inkoopvandaag.nl

Auteur: Mitchell Tjon Appian

Wilt u de winstgevendheid van uw organisatie verhogen?

Bekijk dan –kosteloos- de online kennissessie. Tijdens de sessie worden er kennis en inzichten gedeeld op het gebied van waardecreatie, winstoptimalisatie, waarderingsmethoden en het kapitaliseren/ monetizen van de gerealiseerde financiële bedrijfswaarde. Vul uw e-mailadres in en ontvang de video.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.

FacebookTwitterPinterestLinkedIn