Je komt op kantoor en ontdekt dat het rapport van je collega nog steeds niet af is. Terwijl de deadline toch echt vorige week was. Je bereid je voor op de eerste meeting van de dag. Eenmaal binnen blijk je vrijwel de enige te zijn die zijn papieren op orde heeft. Weer een half uur verspild. Herkenbaar? Samenwerken is niet altijd rozengeur en maneschijn, blijkt uit ons onderzoek naar kwaliteit op de werkvloer. Dit zijn de zeven grootste ergernissen:

#1: Niet weten wat anderen bijdragen

De grootste frustratie op de werkvloer is een gebrek aan inzicht in andermans bijdrage. 42 procent van de werknemers zegt niet te weten welk deel van het werk collega’s voor hun rekening nemen. Die ergernis is voorstelbaar. Je wilt toch graag weten of iedereen zijn steentje bijdraagt en zich aan de afspraken houdt?

#2: Samenwerken kost te veel tijd

Samenwerken en communiceren met collega’s kost te veel tijd, aldus 41 procent van de werknemers. Het is schokkend dat samenwerken een tijdrovende zaak blijkt. Het is verstandig om goed te kijken welke communicatie overbodig is, zoals e-mails met alleen ‘bedankt’. Houd het bij nuttige communicatie die de samenwerking ten goede komt.

#3: Collega’s dragen niet genoeg bij

Een groot deel van de werknemers (41%) is van mening dat zij meer werk verzetten dan collega’s. De verhouding is dus verkeerd. Of de een echt meer bijdraagt dan de ander is echter niet zeker. Er is immers al vastgesteld dat er weinig inzicht is in andermans bijdrage.

#4: Informatie is niet terug te vinden

Belangrijke informatie, zoals gemaakte afspraken, blijkt niet altijd vindbaar. Bijna vier op de tien werknemers (39%) zegt veel tijd kwijt te zijn aan het terugzoeken van informatie. Dit is vaak het gevolg van een ongestructureerde samenwerking. Bovendien schort het bij deze bedrijven aan een degelijke kennisborging, want zaken als gemaakte afspraken moeten goed vastgelegd zijn.

#5: Onduidelijk wie wat moet doen

Het blijkt vaak onduidelijk te zijn wie verantwoordelijk is voor een bepaalde taak. 39 procent van de werknemers weet vaak niet wie wat moet doen. Dit moet natuurlijk niet kunnen in een samenwerking. Voor iedere taak is een beheerder.

#6: Nutteloze vergaderingen

Zinloos vergaderen staat ook op de frustratielijst. Bijna een derde van de werknemers (31%) zegt veel tijd te verliezen aan vergaderingen die niets toevoegen. Waarom zou je vergaderen als niemand er wijzer van wordt? Vergader niet om te vergaderen, maar ga effectief te werk. Stel een agenda op, houd je hieraan en leg de afspraken vast.

#7: Collega’s zijn niet voorbereid

Als laatste frustratie op de lijst horen we dat collega’s zich vaak niet goed voorbereiden. Bijna een kwart van de werknemers (24%) deelt deze mening. Dit verklaart veel, want hoe kun je effectief communiceren en efficiënt vergaderen als collega’s niet voorbereid zijn? Het is belangrijk dat zelf wel te blijven doen. Want ‘de rest bereidt zich ook niet voor’ is natuurlijk een onzinexcuus.

We ergeren ons blijkbaar veel aan collega’s, vaak onnodig. Met goede tooling kun je immers veel problemen ondervangen. Zo is er software die je realtime inzicht biedt in ieders bijdrage. Je ziet meteen wat de stand van zaken is van specifieke taken. Wie is waarmee bezig? Welke afspraken zijn gemaakt? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Kun je meteen die nutteloze vergadering schrappen.

Auteur: Lucas Polman

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.