Iedereen voelt zich wel eens zwak en misselijk. Maar wat als je werknemer in korte tijd al drie keer ziek is geweest? Bijvoorbeeld als degene iedere maand minstens een dagje verzuimt? Dan is het tijd voor een stevig gesprek. Maar wat mag je wel en niet vragen en welke stappen doorloop je rondom een geregeld zieke werknemer? PDC geeft 7 tips.

1. Bewustwording frequent kort verzuim
Voordat je aan de slag gaat met dit stappenplan, is het goed om je bewust te zijn van de voordelen van een goed verzuimbeleid. Grote kans dat je onderstaande tips wilt gebruiken om die ene werknemer aan te pakken die opvallend vaak ziek is en je verdenkt van het nemen van baaldagen. Maar weet je zeker dat er niet meer werknemers regelmatig verzuimen? Wanneer je last hebt van frequent kort verzuim, speelt dat vaak onder meerdere werknemers. Het valt bij de een echter meer op dan bij de ander. Maar in totaal is het een grote kostenpost. Door een goede verzuimregistratie en een goed verzuimbeleid kun je het echte probleem aanpakken en de mentaliteit binnen het bedrijf veranderen.

2. Houd een ziekmelding gesprek
Door de drempel bij het ziekmelden iets hoger te leggen, zijn werknemers minder snel geneigd een ‘snipperdag’ op te nemen als ze eigenlijk niet echt ziek zijn. Die drempel kun je op verschillende manieren opwerpen. Één daarvan is door de werknemer te verplichten zich telefonisch ziek te melden bij de leidinggevende. Als deze de juiste vragen stelt, voorkomt dat al gauw dat een werknemer langer thuis zit dan nodig is. Wanneer je bedrijf iets groter is, kun je er ook voor kiezen om je werknemer een online vragenlijst te laten invullen.

3. Vermeld ziekte in verzuimregistratie
Een verzuimregistratie is een belangrijk onderdeel in het herkennen van het frequent kort verzuim. Elke keer dat een werknemer zich ziek meldt, zet je dit in de verzuimregistratie. Wanneer de werknemer weer beter is, komt dat ook in dit dossier terecht. Zorg dat iedere leidinggevende die ziekmeldingen ontvangt het registratieformulier kan invullen. Afhankelijk van de bedrijfsgrootte laat je één keer per maand of één keer per kwartaal een rekensom los op deze gegevens. Heb je een hoog verzuimpercentage? Dan is het tijd voor actie. Let wel op dat het hoge percentage niet te wijten is aan langdurig verzuim. In dat geval richt deze actie zich namelijk op re-integratie. Gaat het om vaker kortdurend verzuim? Dan kan PDC je hierin zeker voorzien van advies.

4. Houd contact
Ook al is de werknemer naar verwachting binnen een paar dagen weer beter, spreek toch af dat jullie om de dag contact onderhouden. Maak deze afspraak zo concreet mogelijk. Wie belt er hoe laat op? Geef vooraf aan dat niet direct controle het doel is van deze contactmomenten, maar dat je vanuit belangstelling contact wilt houden. Vraag tijdens dit gesprek hoe het gaat met de werknemer en wanneer hij denkt weer aan de slag te kunnen. Informeer ook of je nog aanpassingen moet maken om een terugkeer te bespoedigen. Door dit reguliere contact verklein je de kans dat een werknemer na afloop van de ziekte nog een baaldag opneemt.

5. Houd een betergesprek
Heeft je werknemer zich beter gemeld en verschijnt hij weer op het werk? Houd dan op de eerste werkdag even een kort betergesprek. Informeer hoe het gaat, of je de werknemer nog ergens mee van dienst kunt zijn en hoe het verzuim voorkomen had kunnen worden. Die laatste vraag is essentieel om te blijven werken aan je preventiebeleid. Vraag het dus niet als verwijt, maar leg uit wat je doel is om de oorzaak van de ziekte te achterhalen. Let op dat je hierbij niet alsnog de diagnosevraag stelt.

6. Drie keer ziek is voortgangsgesprek
In de verzuimregistratie is snel te zien wie zich wanneer ziek (en beter) heeft gemeld. Voer de standaard in dat na de derde ziekmelding in een jaar tijd een voortgangsgesprek plaatsvindt. Dat geldt voor iedere werknemer, hoe legitiem de ziekmeldingen op het eerste oog lijken. Tijdens dat gesprek ga je dieper in op vraag hoe het gaat op de werkvloer en of de werknemer hulp nodig heeft om het verzuim te voorkomen of terug te dringen.

[alert type=”info” title=”Leestip: 6 HR-tips voor een geïnspireerde bedrijfscultuur “] Lees het artikel

7. Verslag in dossier
Maak een verslag van het gesprek en stop dat in het personeelsdossier. Het vormt een onderdeel van de dossieropbouw. Een ziektedossier is namelijk ook goed om te hebben bij een werknemer die kwakkelt met de gezondheid. Mocht de werknemer uiteindelijk langdurig arbeidsongeschikt worden, dan kun je hiermee aantonen dat je al vanaf het begin preventief te werk bent gegaan.

Auteur: Anja Lawera

PDC levert maatwerk op gebied van verzuim. Wilt u meer weten, dan staan we u graag vrijblijvend te woord via het telefoonnummer 085 – 4444 330 of neem een kijkje op onze website.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.