Wat is het effect van zelfsturende teams?

zelfsturende-teams

Een organisatie zonder teams bestaat niet. Elke organisatie maakt gebruik van teamwerk. Teams leveren veel op, maar brengen ook uitdagingen met zich mee, zoals het maken van de ideale groepsbeslissingen. Terwijl sommige teams sterk leunen op een teamleider, zijn zelfsturende teams steeds meer in opkomst. Toch blijkt uit de praktijk dat de implementatie van zelfsturende teams niet altijd even makkelijk is. Organisaties hebben hoge verwachtingen van het effect van zelfsturende teams op de organisatie. Toch levert een zelfsturend team soms minder op dan van te voren verwacht was. In dit blog ga ik wat dieper in op het fenomeen van zelfsturende teams, is het daadwerkelijk de toekomst van organisaties?

Een zelfsturend team is een relatief vaste groep van medewerkers in een organisatie, die gezamenlijk verantwoordelijk is voor het totale proces waarin producten of diensten tot stand komen (Tjepkema, 2003). Er is niet één ‘standaard’ zelfsturend team. Het begrip zelfsturing krijgt in verschillende contexten ook verschillende invullingen. Toch is het voor organisaties een belangrijk begrip. Onderzoek door Rijnconsult  wees uit dat het invoeren van zelfsturende teams hoog op de management agenda staat bij veel organisaties.

Wat maakt zelfsturende teams nou zo interessant voor organisaties?

UBS Kieswijzer

Organisaties zijn constant op zoek naar een flexibele structuur, want flexibiliteit maakt de organisatie wendbaar genoeg om in te spelen op trends en veranderende behoeften. Door middel van zelfsturende teams hopen organisaties overheadkosten te verlagen en de productiviteit te verhogen. Daarnaast hopen organisaties de betrokkenheid van medewerkers te verhogen door de verantwoordelijkheid lager in de organisatie te leggen. Kortom, organisaties hopen veel te bereiken met zelfsturende teams. Maar wat zijn nou precies de voor- én nadelen die samenhangen met zelfsturende teams?

Een van de grootste voordelen van zelfsturende teams is dat de teamleden in staat zijn om zelf de inrichting en organisatie van dagelijkse taken te bepalen. Dit zorgt niet alleen voor meer efficiency, het zorgt ook automatisch voor een meer autonome werkomgeving; een bewezen indicator voor werktevredenheid. Daarnaast zorgt de verantwoordelijkheid die de teamleden krijgen ervoor dat de medewerkers zich meer verbonden voelen met de organisatie. Een hogere verbondenheid zorgt voor minder verzuim en een lager verloop van de medewerkers. Een ander belangrijk voordeel van zelfsturende teams is de kostenbesparing. Niet alleen wordt de relatief dure managementlaag verwijderd, vaak zijn ondersteunende diensten ook minder nodig, en kan hier dus ook kosten op bespaard worden. Dit klinkt allemaal veel belovend, maar er kleven ook zeker nadelen aan zelfsturende teams. Het duurt vrij lang voordat teams zich volledig aangepast hebben aan de zelfsturing, een van de redenen waarom de implementatie vaak mislukt. Daarnaast hebben teamleden vaak moeite met ‘outside the box’ te denken. Dit is een taak die vaak door de leider wordt uitgevoerd, als de leider wegvalt kan dit het voor teams moeilijker maken om het totaaloverzicht te zien.

Vaak denken organisaties dat het implementeren van zelfsturende teams zonder slag en stoot gaat, en gelijk resultaat oplevert. Echter is zelfsturing een middel, en geen doel op zich. De implementatie is ook vaak weerbarstiger dan gedacht, dit soort rigoureuze veranderingen betekenen een hele nieuwe werkwijze. En daardoor zit er een langer traject aan vast voordat deze nieuwe manier van werken ook daadwerkelijk door de medewerkers geadopteerd kan worden. Wat maakt een implementatie van zelfsturende teams nou zo moeilijk? Medewerkers zijn niet altijd klaar voor de verantwoordelijkheid die komt kijken bij zelfsturende teams. Daarnaast kost verandering, zoals eerder gezegd, veel tijd en effort. Communicatie en openheidis hierbij van belang. Een ander speerpunt is dat de teams een duidelijk afgebakende teamtaak moeten hebben, zodat er doelen gecreëerd kunnen worden waar men naar toe kan werken. De eerste en meest belangrijke vraag die organisaties moeten stellen bij het overwegen van zelfsturende teams is: ‘Welk doel willen wij als organisatie nastreven, en hoe verwachten we dat het implementeren van zelfsturende teams hierbij gaat ondersteunen?’ Wat wil je als organisatie bereiken en welke middelen zijn er nog meer, naast het invoeren van zelfsturende teams?

De praktijk kent voldoende voorbeelden waarbij zelfsturende teams niet hetgeen bleek te zijn wat de organisatie ervan verwachtte.

Toch zijn er ook genoeg succesverhalen. Een voorbeeld van een succesvolle implementatie is de Buurtzorg. Buurtzorg is een netwerkorganisatie waarin buurtzorgteams autonoom en zonder management zorg verlenen. De werkwijze van Buurtzorg is erop gericht cliënten en hun mantelzorgers te ondersteunen in hun zelfstandigheid en zelfredzaamheid. De buurtzorgteams bepalen de eigen doelen, werkwijze en bijdragen van de leden. De teamleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor taken en activiteiten en ze coördineren zichzelf. De zorgprofessionals kunnen zich maximaal ontplooien binnen de organisatie en de zorg wordt zo goed mogelijk afgestemd op de wensen van de patiënt. Dat dit werkt blijkt uit het feit dat Buurtzorg al 5x als beste werkgever van Nederland is verkozen. Een ander bekend voorbeeld is Semco, en Braziliaanse machinefabriek waar werknemers sinds begin jaren negentig zelf bepalen waar en wanneer ze werken en hoeveel ze verdienen. Zolang er maar openheid is.

Dit klinkt als een grote organisatorische uitdaging, maar het blijkt te werken. Zappos, de online schoenenwinkel van Amazon, is ook overgestapt naar zelfsturende teams. Hier kregen medewerkers de vraag gesteld: Overstappen naar zelfsturende teams of vertrekken met een riante ontslagvergoeding. De organisatie hoopte hiermee alleen de medewerkers over te houden, die openstaan voor het veranderings- en implementatietraject van zelfsturende teams. Dit is vrij radicaal, en zal niet werken in iedere organisatie, maar bij Zappos wordt er alleen nog maar in zelfsturende teams gewerkt. Deze voorbeelden uit de praktijk laten zien dat een goede implementatie zeker niet onmogelijk.