Inkoopmanagement

Hoe wordt jouw inkoopafdeling SMART?

Smart Industry is een onderwerp dat hoog op de agenda’s staat van organisaties zoals de Metaalunie, VNO-NCW, FME en MKB Nederland. In de toekomst  communiceren modules, machines, robots en bedrijven met elkaar op basis van intelligente software en internet. Dit moet resulteren in slimme fabrieken en geïntegreerde netwerken.

Als bedrijf kun je deze ontwikkelingen niet meer negeren wil je straks de boot niet missen. In deel twee van de blog over SMART bedrijven een kijkje in de keuken…

Waarom veel maakbedrijven nog niet SMART zijn…

In deze blog zoom ik in op het Smart maken van de inkoopafdeling. Zodra directie en MT de toekomst visie hebben bepaald, kan de weg hiernaar toe uitgestippeld worden. Ik vermoei je niet met verhalen over strategie, deze sla ik voor het gemak even over, maar het is wel belangrijk om processen in kaart te brengen. Een handig hulpmiddel om de een IST en SOLL situatie in kaart te brengen is een procesdiagram.

Vertaling toekomstvisie naar nieuwe processen

Welke eisen worden er gesteld aan de inkoop en haar toeleveranciers in het nieuwe business model? Hoe komen toekomstige inkoopprocessen eruit te zien? Dat zijn vragen die beantwoordt  en vertaald moeten worden naar (nieuwe) werkwijzen in het systeem. Hiervan moeten ook duidelijke werkinstructies worden gemaakt. Ten slotte is training van medewerkers noodzakelijk om op deze nieuwe wijze te gaan werken en informatie correct in het systeem te verwerken. Het zal dan snel duidelijk worden of de huidige software nog voldoet aan de toekomstige eisen of dat er een aanpassing dan wel nieuwe software nodig is. Een belangrijke oorzaak namelijk van veel chaotische taferelen is juist vanwege het ontbreken van gestroomlijnde processen en de vertaling hiervan in een geïntegreerd softwaresysteem. Hierdoor gaat veel tijd verloren om brandjes te blussen, met name door de inkoopafdeling.

Nieuwe software nodig? Inkoopsoftware sterk in ontwikkeling

Recentelijk las ik een artikel van Nancy van Bommel van Inkoperscafe, dat de inkoopsoftware sterk in ontwikkeling is. Deze nieuwe ontwikkelingen hebben als voordeel ten opzichte van traditionele software dat zij bijvoorbeeld oplossingen in de cloud bieden waarbij koppeling met andere systemen plaatsvindt.

Deze software zijn in toenemende mate geïntegreerde pakketten, met mogelijkheden voor contractmanagement en leveranciersmanagement. Een attentiepunt hierbij betreft de veiligheid van de gegevens, omdat hier niet de hoogste prioriteit aan wordt gegeven door softwarebedrijven, aldus dit artikel.

Voordelen geïntegreerde netwerken:

1. Leveranciers zelfsturend
In de toekomst van SMART manufacturing is goed voor te stellen dat een materiaalbehoefte door leveranciers zelf uit jouw ERP systeem worden gehaald. Leveranciers halen zelf de prognose uit een afgeschermd deel van jouw systeem en zij dragen zelf zorg voor een tijdige levering en het voorraadbeheer. Hierdoor zal de voorraad spectaculair gaan dalen en tot kostenbesparingen leiden.

2. Gestroomlijnde informatie
Slimme software die informatiestromen in de keten van klant tot leverancier met elkaar verbindt en vertaalt richting de productie, is hierbij ook cruciaal. Deze kunnen echter niet op zichzelf staand functioneren, maar moeten door mensen met de juiste informatie worden gevoed.

3. Vermindering administratieve complexiteit
Door digitalisering van processen zou het bestellen van goederen geautomatiseerd kunnen worden alsmede de informatie uitwisseling zoals de ontvangst en verwerking van de opdrachtbevestiging. Veel administratieve werkzaamheden en de correspondentie hieromtrent, zoals afstemmen van wijzigingen in de planning worden geautomatiseerd.

[alert type=”info” title=”Leestip: Inkoop moet meer oog hebben voor resultaat “] Lees het artikel

Valkuil: nieuwe werkwijzen zijn eng!

In de praktijk blijven mensen vasthouden aan een bepaalde werkwijze in het computersysteem die zekerheid biedt. Hierdoor worden niet alle mogelijkheden van een systeem optimaal benut. Nieuwe software of een update hiervan vraagt vaak om een nieuwe manier van werken, maar dit is ook heel eng, want de inkoop wordt erop aangesproken wanneer zij niet goed presteert, bijvoorbeeld wanneer zij goederen niet (op tijd) bestelt.

De toekomstige rol van de operationele inkoper

De rol van de operationele inkoop wordt die van regisseur in plaats van besteller en bewaker. De inkoper van de toekomst dient ervoor te zorgen dat het systeem goed is ingericht en dat hij controles uitvoert, maar hiervoor moet hij zich wel kunnen aanpassen aan de nieuwe manier van werken. De focus ligt dus niet langer op het brandjes blussen of de bestellingen binnenhalen, maar op de optimalisatie van het bestelproces. Indien de inkoper de juiste competenties en ambities heeft, kan hij dan voor een ander deel van zijn tijd een functie niveau hoger worden ingezet.

Auteur: Janieta Zwep, al 20 jaar werkzaam in het vakgebied inkoop- en inkoopmanagement, helpt bedrijven, die hun inkoop op een hoger plan willen tillen, om inkoopprocessen inzichtelijk te maken, de prestaties te verbeteren en om structureel kosten te besparen. Bij diverse opdrachtgevers/werkgevers heeft zij met veel succes de afdeling inkoop opgebouwd en geprofessionaliseerd tot een belangrijke sleutelfunctie binnen het bedrijf. Een daadkrachtig persoon met een duidelijke visie en een enorme drive die in staat is om de inkoop op een hoger plan te tillen. Iemand die prettig is in de omgang, open communiceert, no nonsens en met wie goed te overleggen is.

Tags

Over de auteur

Michiel Noij

De redactie wordt verzorgd door Michiel Noij en Nomair van Wijk.

Heeft u inhoudelijke vragen en/of zoekt u ondersteuning bij een organisatievraagstuk?
Neem dan gerust contact met ons op. Een team van adviseurs staat u voor u klaar. U kunt contact opnemen met Michiel Noij en/of Nomair van Wijk via 030-2270497 (optie 6) en/of contact [at] ubsbusiness.nl

Laat een reactie achter

Klik hier om een reactie achter te laten