In een tijd waarin organisaties voortdurend veranderen, is het essentieel om structuur, duidelijkheid en samenhang aan te brengen in rollen en verantwoordelijkheden. Een goed ontworpen functiehuis biedt precies dat: het vormt het fundament voor strategisch HR-beleid, transparante beloning, loopbaanontwikkeling en effectieve inzet van talent.
Onderstaand is weergegeven hoe je een gedegen functiehuis opbouwt, gebaseerd op bewezen theorieën én praktijkervaring.

1. Doelbepaling en scope: waarom een functiehuis?

De eerste stap in het opzetten van een functiehuis is het vaststellen van het doel en de scope. Veelvoorkomende doelstellingen betreffen:

• Het creëren van interne consistentie in functieniveaus en beloning
• Het ondersteunen van HR-processen zoals werving, beoordeling en ontwikkeling
• Het verbeteren van transparantie in rollen en verwachtingen
• Het faciliteren van loopbaanpaden en mobiliteit

Inzake de scope: geldt het functiehuis voor de hele organisatie of slechts voor een specifieke divisie of regio? Wordt het gekoppeld aan een salarishuis, beoordelingssysteem of HR-cyclus? Deze keuzes bepalen de complexiteit en reikwijdte van het ontwerp.

2. Functieanalyse: wat is er al?

Een functiehuis bouw je niet vanaf nul (enkele uitzonderingen daar gelaten). Start met een grondige analyse van bestaande functies en rollen:

• Verzamel functiebeschrijvingen, organogrammen en HR-gegevens
• Interview medewerkers en leidinggevenden over hun werk
• Identificeer overlappingen, inconsistenties en ontbrekende rollen

Gebruik waar nodig erkende functiewaarderingsmethodieken, zoals Hay, HR21 of UFW, om functies objectief te ordenen op zwaarte en complexiteit. Deze methodes bieden een systematische manier om functies te vergelijken en in te delen.

3. Structuur: functiefamilies en functieniveaus

Een functiehuis is meer dan een lijst van functies. Het betreft een hiërarchisch en logisch gestructureerd overzicht, opgebouwd uit:

• Functiefamilies: groepen van functies met vergelijkbare inhoud (bijv. marketing, techniek, IT, operations)
• Functieniveaus: verschillende zwaarteniveaus binnen een familie, bijvoorbeeld junior, medior, senior en manager

Een voorbeeld van een functiefamilie Marketing:

• Marketingassistent
• Medewerker Marketing
• Marketingadviseur
• Senior Marketingadviseur
• Marketingmanager

De verschillen tussen niveaus zijn gebaseerd op criteria zoals complexiteit van werkzaamheden, beslissingsbevoegdheid, impact, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.

4. Functieprofielen: het fundament van HR-processen

Voor elke functie binnen het huis stel je een functieprofiel op. Dit profiel beschrijft:

• De functienaam en het doel van de functie
• Kerntaken en verantwoordelijkheden
• Bevoegdheden en rapportagelijnen
• Vereiste opleiding, ervaring en vaardigheden
• Competenties en gedragsindicatoren
• Positionering binnen het functiehuis

Gebruik een gestandaardiseerd format om consistentie te waarborgen. Goede functieprofielen dienen als basis voor werving, onboarding, beoordeling en ontwikkeling.

5. Koppeling met HR-systemen en beloning

Een functiehuis heeft pas echte waarde als het is ingebed in de bredere HR-cyclus:

• Salarishuis: koppel functieniveaus aan schalen of bandbreedtes, eventueel met variabele beloningselementen
• Beoordelingssystematiek: stem performancecriteria af op het niveau van de functie
• Loopbaanbeleid: maak doorgroei en functiewisselingen zichtbaar en bespreekbaar
• Werving & selectie: gebruik functieprofielen als basis voor vacatureteksten en selectiecriteria

Zo wordt het functiehuis niet alleen een structuur op papier, maar een actief instrument voor sturing en ontwikkeling.

6. Implementatie en onderhoud

Een functiehuis functioneert alleen als het leeft binnen de organisatie. Zorg daarom voor:

• Heldere communicatie over doel en opbrengsten
• Training van leidinggevenden in het gebruik van het functiehuis
• Toegankelijke documentatie (bijvoorbeeld via het intranet of HR-systeem)

Onderhoud is essentieel. Functies veranderen door technologische ontwikkelingen, reorganisaties of nieuwe strategieën. Plan daarom periodieke evaluaties en actualisaties van het functiehuis.

Enkele tips 

• Vermijd titelinflatie: houd functietitels helder, eenvoudig en herkenbaar
• Laat functiebeschrijvingen geen dichtgetimmerde taakomschrijvingen zijn, maar richtinggevende kaders
• Combineer het functiehuis met een competentie- of gedragsmodel voor meerwaarde in leiderschap en cultuur
• Sluit aan bij internationale gradingmodellen als je onderdeel bent van een internationale groep (bijvoorbeeld Mercer of Willis Towers Watson)

Conclusie

Een goed ontworpen functiehuis biedt organisaties houvast en richting. Het zorgt voor transparantie in rollen, versterkt interne rechtvaardigheid en fungeert als motor achter strategische HR-processen. Mits goed onderhouden en gedragen in de organisatie, wordt het functiehuis een onmisbare pijler onder modern personeelsbeleid.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.