Business Development

In welke mate helpt digitalisering ons in efficiëntie op de werkvloer?

Uit ons privéleven is de smartphone al niet meer weg te denken, want we hebben hem altijd bij ons en doen er van alles mee: van online shoppen t/m onszelf navigeren en natuurlijk ook communiceren. Echter zien we dat binnen organisaties vaak nog veel processen onveranderd zijn gebleven, dit terwijl we de potentiële oplossing juist al 24/7 bij ons dragen. 94% van de CIOs geloven dat het toepassen en gebruik maken van de smartphone voor werk doeleinden de productiviteit en business value kan verhogen, echter ontbreekt er vaak een goede achterliggende strategie (Cognizant, 2016).

Anno 2016 werken we uiteraard bijna allemaal in grote mate digitaal, maar dat wil niet zeggen dat dit per se efficiënt is. Tegelijkertijd kunnen we gebruik maken van Dropbox, Google Drive, OneDrive en Sharepoint als ‘cloud solution’. Qua communicatie laten we tegenwoordig waar mogelijk bij voorkeur de altijd overvolle mailbox achter ons liggen en gebruiken we ook voor werk graag chatprogramma’s zoals Slack en Whatsapp. Wel is het altijd gissen wie wat gebruikt en ook voor het opzetten van calls zijn er tal van mogelijkheden; FaceTime, GoToMeeting, Skype of Viber. Welk platform het meest populair wordt is een andere discussie, maar het brengt me tot het volgende.

Ondanks een flink aantal nieuwe applicaties en ontwikkelingen op het gebied van software hebben veel organisaties nog te maken met legacy systemen. Deze kunnen door overconfiguratie nog enigszins gemoderniseerd worden (Dell, 2016), maar dat zal niet altijd de oplossing zijn. Deze systemen kunnen nu namelijk nog steeds goed functioneren, alleen dit wil niet per se betekenen dat deze automatisch ‘future ready’ zijn. Zijn uw systemen klaar voor mobile, de cloud, IoT en zelfs artificial intelligence?

Daarnaast zijn afdelingen ook niet altijd goed op elkaar afgestemd, want we gebruiken ook intern verschillende tools en hierdoor is de interne communicatie verre van optimaal. Dat problemen ontstaan bij slechte communicatie of door het gebrek ervan is bij de meeste bedrijven wel duidelijk (1), maar hoe dit op te lossen is, blijft voor veel mensen gissen. Ook hoe IT hier indirect een positieve impact op kan hebben wordt wel eens over het hoofd gezien. 

Vanuit het customer service oogpunt zien we dat de eisen voor goede service blijft stijgen, dit terwijl bedrijven hier juist wel op bezuinigen (2). Goede moderne tooling, zoals eerst door Watermelon werd aangeboden vormde een oplossing voor deze paradox. Nieuwe oplossingen zijn echter al in ontwikkeling en zitten hem in het gebruik maken van een zogenaamde personal assistant (www.botcreator.nl). Ondanks dat innovatieve oplossingen voor handen zijn, gebeurd er achter de schermen nog veel handmatig werk. Het is niet voor niets dat Fingerspitz vorig jaar al adviseerde om te automatiseren als je twee keer hetzelfde werk moet doen (3).

Veel medewerkers ondervinden frustratie bij het uitvoeren van repetitieve taken en ze zijn lang niet altijd tevreden met de verschillende tooling die zij voor handen hebben (4). Werkplezier moet bovenaan staan en medewerkers moeten zich bezig kunnen houden met waar ze goed in zijn. IT moet een middel zijn om efficiënter te werken, maar als het werk omslachtiger wordt ligt de oorzaak misschien dieper. Wordt er geluisterd naar medewerkers en kunnen zij hun frustratie inderdaad omzetten in inspiratie? Worden zij wel betrokken in het proces waar de keuze voor software bepaald wordt?

Om te concluderen kunnen we zeggen dat de meeste organisaties digitaal werken, maar de potentie die het heeft nog niet volledig omarmen of het op een verkeerde manier inrichten. De oorzaak kan liggen in het feit dat veel software leveranciers producten aanbieden in de trend van ‘small business edition’ of ‘enterprise edition’. Op zo een manier worden IT oplossingen aan organisaties aangeboden en niet aan de medewerkers die dagelijks met het product werken. Zo wordt er dus niet specifiek gekeken naar het unieke bedrijfsproces waar elk bedrijf mee te maken heeft. Wij zien niets liever dan een gemotiveerde werknemer die efficiënt bezig kan zijn en haar kwaliteiten optimaal kan benutten om zo het bedrijf naar grotere hoogte te stuwen.

[alert type=”info” title=”Leestip: 7 tips voor dagelijkse innovatie. Innovatie is meer dan incidenteel succes, het technische vernuft van een enkeling of een extraatje van het bedrijf. Om een organisatie succesvol te houden.”] Lees het artikel.

Auteur: Remco Riet, is een innovatie enthousiasteling en business consultant bij Milvum. Binnen zijn rol houdt hij zich bezig met het vertalen van business processen en vraagstukken naar IT oplossingen. Milvum ontwikkelt Apps, IoT en A.I. oplossingen voor op de werkvloer. Binnen bedrijven, projecten en voor ondernemers denkt Milvum graag mee in kansen om waarde te creëren, ontwikkelen en implementeren binnen nieuwe business modellen, processen, producten en services.

 

Tags

Over de auteur

Michiel Noij

De redactie wordt verzorgd door Michiel Noij en Nomair van Wijk.

Heeft u inhoudelijke vragen en/of zoekt u ondersteuning bij een organisatievraagstuk?
Neem dan gerust contact met ons op. Een team van adviseurs staat u voor u klaar. U kunt contact opnemen met Michiel Noij en/of Nomair van Wijk via 030-2270497 (optie 6) en/of contact [at] ubsbusiness.nl

Laat een reactie achter

Klik hier om een reactie achter te laten