Vijf manieren om onverwachte IT-kosten te voorkomen

Mogelijk staat uw bedrijf net als vele anderen deze winter een onaangename verrassing te wachten: namelijk de hoogte van de daadwerkelijke ‘total cost of ownership’ (TCO) van uw financiële systeem. De verrassing kan het gevolg zijn van een extra rekening van uw zakelijke softwareprovider, of van de optelsom van alle kosten van veranderingsverzoeken gedurende het jaar. Ongeacht de oorzaak, onverwachte kosten zijn des te onaangenamer aan het einde van het jaar, net op tijd om het hele IT-jaarbudget te ontwrichten.

Voor wie genoeg heeft van ongewenste verrassingen en de uitgaven van een ERP- of financiële oplossing in lijn met de ramingen wil houden, hebben wij de vijf bekendste veroorzakers van ongeplande kosten op een rij gezet:

Serviceafname ligt hoger dan verwacht
Wanneer uw bedrijfsactiviteiten voortdurend veranderen – wat meestal zo is als gevolg van nieuwe bedrijfsmodellen, dreiging vanuit concurrentie, nieuwe wet- en regelgeving en overige noodzakelijke aanpassingen – zal uw financiële systeem dit moeten bijbenen. Om torenhoge servicekosten te voorkomen, is het belangrijk niet bij elke verandering naar uw softwareleverancier te moeten stappen om dit in de broncode te laten vastleggen. Het is zaak over de flexibiliteit te beschikken om het systeem zelf aan te passen en zo tijd en geld te besparen. De flexibiliteit om intern op veranderingen in te spelen, kan volgens de analisten van de Aberdeen Group tot een operationele kostenbesparing van wel 15% leiden. De inzet van een flexibele ERP-oplossing maakt dat u niet meer hoeft te kiezen tussen een kostbare herconfiguratie of een systeem dat niet in uw behoeften voorziet.

Gebruik van meer services dan waarvoor wordt betaald.
Soms kan een eindejaarscontrole van services u met de neus op de feiten van de werkelijke kosten van uw systemen drukken. Wellicht was u het jaar ingegaan met bepaalde verwachtingen over de bestedingen voor het financiële systeem, maar komt u er in december achter dat betalingen enkel zijn uitgesteld en u onbedoeld services op krediet hebt afgenomen. Het vermijden van deze ongeplande kosten vereist inzicht in het daadwerkelijke gebruik van uw bedrijfsmatige IT-systemen, en het opstellen van een dienovereenkomstig budget.

Kostentoename door IT-silo’s.
Bedrijven met gefragmenteerde IT-systemen komen vaak voor oplopende kosten te staan. In vergelijking met een gecentraliseerd systeem vereisen IT-silo’s meer actief onderhoud en meer actieve afstemming van aanpassingen. Ook worden silo’s gekenmerkt door meer databasequery’s. Het centraal inrichten van uw bedrijfsmatige IT-systemen via volledige integratie kan dergelijke buitensporige overheadkosten voorkomen – niet in het minst bij het uitrollen van systeemupgrades.

Behoefte aan meer services door bedrijfsgroei
De ERP- of financiële oplossing van een groeiend bedrijf vraagt om meer seats, meer training, meer opslagruimte en meer databasequery’s. En hoewel u door ‘de trainer te trainen’ de kosten enigszins in de hand kunt houden, zou uw tarievenstructuur uiteindelijk groei moeten belonen, in plaats van u te straffen met hogere kosten.

Verborgen legacykosten
Wanneer iedereen volledig is gefocust op de boel draaiende houden, lopen uw kosten mogelijk ongemerkt op door een gebrek aan innovatie of modernisatie van het systeem. Volgens een recentelijk IDC-rapport zijn de jaarlijkse kosten voor het onderhouden van ERP-systemen en reageren op veranderingen in de bedrijfsmatige behoeften gestegen tot gemiddeld  1 miljoen euro. En in extreme gevallen lopen deze kosten zelfs op tot bijna 4 miljoen euro. De verwachting dat een ERP-systeem ontworpen voor zich herhalende productieprocessen een dynamisch bedrijf kan bijbenen is vragen om hoge servicekosten.
Alle veroorzakers van onverwachte IT-kosten hebben één kenmerk gemeen: de aankoop en implementatie van een bedrijfssysteem is slechts een klein onderdeel van de werkelijke en continue kosten die uw organisatie moet dragen. De meeste bedrijven steken veel tijd en geld in het afbakenen van hun bedrijfsmatige vereisten en evalueren welke systemen hier functioneel op aansluiten. Hierbij wordt onder andere aandachtig gekeken naar de initiële kosten van implementatie en licenties.

Voortdurend investeren
De analyse schiet echter regelmatig te kort als het gaat om het plannen van de continue kosten om IT gelijke tred met de bedrijfsvoering te laten houden. De voor de hand liggende kosten hierbij zijn die van jaarlijks onderhoud, hosting en datacenterexploitatie, alsmede het voortdurend investeren in mensen om het systeem draaiende te houden. Deze kosten gaan zowel op bij eeuwigdurende licenties als een abonnementsmodel.

[alert type=”info” title=”Wilt u weten welke ICT opleiding bij u past? “] Klik hier en u weet het direct

Wendbaarheid en flexibiliteit
Wat ontvangers van onverwachte facturen zich echter moeten realiseren, is dat dit niet de enige continue kosten zijn om bedrijfsmatige systemen operationeel te houden. Bedrijven moeten kunnen reageren op bedrijfsmatige veranderingen zoals nieuwe vereisten vanuit wet- en regelgeving, herstructureringen en reorganisaties, nieuwe of aangepaste bedrijfsprocessen, veranderingen ingegeven door financieel beheer, en fusies en overnames. Deze kosten komen met name hard aan wanneer bedrijven kijken naar de wendbaarheid en flexibiliteit van hun systeem om de benodigde processen gedurende het jaar te ondersteunen, namelijk om functionaliteit en functies af te blijven stemmen op veranderende bedrijfsmatige behoeften en vereisten.

Voornemens voor de toekomst
Maak het voor de toekomst uw goede voornemen om de kostenopbouw van uw bedrijfsmatige of financiële oplossing opnieuw door te lichten. Zie het nieuwe jaar als het ideale moment om de continue kosten van uw managementsysteem te evalueren, voordat u weer een onverwachte factuur op de mat krijgt. Is er een beter voornemen dan het bijbenen van bedrijfsmatige verandering zonder ongewenste kosten te maken die het budget doen uiteenspatten?

Auteur: Kamal Kifai, adviseur bij Unit4 en CEO bij Privium Solutions, helpt executives van dienstverlenende organisaties met het optimaliseren van de bedrijfsprocessen.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.