Financiële afdelingen kunnen nooit de stap maken van uitvoerder naar business partner als ze blijven werken met de huidige tooling, zoals Excel. Je kunt in Excel dan wel alles instellen en aanpassen naar eigen behoeften, maar in de praktijk betekent dat vooral dat er veel tijd (en geld) gaat zitten in het creëren en onderhouden van de Excel-modellen, data handling en controle. Bovendien gaan er al snel meerdere versies rond, heeft niet iedereen toegang en zijn er uiteindelijk maar een paar mensen die de modellen nog begrijpen en kunnen aanpassen. Welke tooling heeft de financiële afdeling dan wel nodig om volwassen te worden?

Ensure compliance, drive performance

Van financiële afdelingen wordt meer en meer verwacht dat zij invulling geven aan de rol van business partner en dat ze hun impact op de winstgevendheid van het bedrijf vergroten. Dat is alleen mogelijk als finance op een andere manier gaat werken dan nu gebeurt. De werkzaamheden van financiële afdelingen zijn grofweg op te delen in drie lagen: transactional, specialized expertise en decision support. De eerste laag betreft het inkloppen van data, dan volgt de laag met werkzaamheden die te maken hebben met rapporten, audits en planning. De bovenste laag is waar de afdeling de rol van business partner aanneemt met focus op de toekomst.

Software op de juiste manier inzetten

In de praktijk komt het erop neer dat de financiële afdeling 70 procent van de tijd spendeert aan de eerste laag, 25 procent aan de tweede laag en dat er nog maar 5 procent van de tijd overblijft om strategische beslissingen te ondersteunen. Er wordt dus onevenredig veel tijd gespendeerd aan zaken die de financiële afdeling beletten om door te groeien naar die strategische partner die zich qua tijdbesteding op de toekomst richt. Een mogelijkheid om die balans een andere verhouding te geven, is het inzetten van moderne software. Dat betekent dat het vertrouwde Excel wordt gebruikt waarvoor het is bedoeld en dus niet voor planning, monitoring en beheersing van kritische processen voor het sturen van de bedrijfsvoering.

Moderne software neemt namelijk veel fysiek invoerwerk uit handen, zoals het invoeren van bonnetjes voor declaraties. Dat gebeurt vaak nog handmatig en met behulp van spreadsheets, terwijl moderne software op basis van een foto dat werk kan automatiseren. Deze kleine stap levert al veel tijdwinst op, het voordeel wordt nog veel groter als meerdere fysieke handelingen worden geautomatiseerd. Het installeren van gestructureerde financiële processen geeft de CFO inzicht in waar ruimte voor optimalisering ligt, waardoor het proces zichzelf versterkt. Door de handmatige data-invoer tot een minimum te beperken worden de transactionele processen als het ware self-driving. Hiermee borgt de financiële afdeling zowel de kwaliteit van de financiële data – als basis voor business intelligence – als de compliance van de financiële rapportages.

Geen irrelevante of tijdrovende vragen meer beantwoorden

Met deze stap groeit het bedrijf richting volwassenheid, maar om goed te kunnen voorspellen en sturen is het noodzakelijk dat correcte, juist gestructureerde en toegankelijke intelligence beschikbaar is. Daar komt ook meteen de volgende stap in de ontwikkeling kijken: selfservice-intelligence om die data te analyseren. Dat is een geautomatiseerd selfservicemodel waarbij de business direct vragen stelt aan het systeem en daar ook de antwoorden op ontvangt. Denk bijvoorbeeld aan informatie over de omzet van een product of andere specifieke finance-informatie die in de systemen besloten ligt.

Door dit selfservicemodel krijgt de financiële afdeling meer lucht om zich te richten op de toekomst en onderdeel te worden van de business als volwaardig partner met een toegevoegde waarde voor de strategie van het bedrijf, de realisatie en beheersing van groei. De oude schotten verdwijnen en er ontstaat een intern netwerk van business en finance specialisten dat zich met ‘advanced planning tools’ kan richten op de toekomst van de organisatie.

Dat is de ambitie die financiële afdelingen moeten hebben – ensure compliance, drive performance – maar het vereist een proactieve houding om die ambitie te realiseren. Finance moet zelf het voortouw nemen rond automatisering en technologie kiezen om die ambitie te ondersteunen, ook al betekent het dat de vertrouwde spreadsheets minder worden gebruikt. Zo evolueert het kantoor van de CFO dankzij self-driving ERP richting self-driving finance, selfservice intelligence en collaborative integrated business planning.

Auteur: Sjoerd-Jaap Westra, “Within global product marketing of Unit4, Sjoerd-Jaap Westra is responsible for the ‘Office of the CFO’ suite. This suite contains best-in-class solutions for financial management, planning & control management, and corporate performance management.”

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.