Inkoopmanagement

De keten is zwakker dan de zwakste schakel

Werken in ketens is momenteel hét begrip binnen menig organisatie. De klant wordt bij het werken in ketens optimaal bediend en krijgt op tijd wat hij of zij heeft gevraagd. Het verkort de doorlooptijd tussen de schakels in de keten, het verhoogt de kwaliteit van geleverde diensten of producten en het leidt ertoe dat alle schakels in het proces op elkaar zijn afgestemd. Zo kan alles in één keer goed gaan, wat uiteindelijk weer kan leiden tot het verlagen van de kosten.

Met dit ideaalplaatje in het achterhoofd is het dan ook helemaal niet gek dat het werken in ketens zo ‘hot’ is op dit moment. En toch lijkt het voorgeschotelde plaatje vaak mooier dan dat het daadwerkelijk is.

“In theorie is de praktijk gelijk aan de theorie. In de praktijk is dat helaas niet zo.”

Zo kantelen organisaties hun aansturing van traditionele silo’s naar de ketens. Stellen zij massaal ketenmanagers aan om de regie over de keten te voeren. En medewerkers van verschillende afdelingen binnen dezelfde keten spelen een middag met lego of bouwen samen aan papieren vliegtuigjes die minimaal 1 meter moeten kunnen vliegen. Dit alles om het werken in ketens te stimuleren. In vele gevallen blijken deze interventies echter niet voldoende te zijn. Het echt goed werken in ketens vraagt namelijk niet alleen om vertrouwen in elkaar, maar ook om er samen voor te zorgen dat ketens volledig transparant zijn.

Hoe krijg je een succesvolle keten?                                                                  

Om deze vraag te beantwoorden, wil ik twee inzichten met je delen die er aan kunnen bijdragen dat het werken in ketens wordt versneld en vergemakkelijkt.

Werk aan onderling vertrouwen                                                                         

Als je weet dat slechts 59% van de managers de toelevering vanuit een andere afdeling met enige twijfel betrouwbaar acht en dat maar 9% van de managers aangeeft dat ze er volledig op kunnen vertrouwen*, dan is er dus nog een behoorlijke verbeterslag te maken. Door te werken aan vertrouwen en onderlinge verbinding tussen de schakels in een keten, en in de meeste gevallen zijn dat nog steeds afdelingen, bouw je met elkaar een stevig fundament waarop de keten kan rusten.

Maak de keten transparant en stuur hier kort cyclisch op                         

Vanuit mijn rugzak met Lean kennis die ik door de jaren heen heb opgedaan, gebruik ik een afgeleide van de Overall Equipment Effectiveness om de keten transparant en meetbaar te maken. Belangrijkste tip: staar je niet blind op kosten, want die vloeien doorgaans voort uit de kwaliteit, de doorlooptijd en de productiviteit.

Hoe effectief is een keten en waar liggen de zwakste schakels? Door de totale keten met elkaar te visualiseren en te kwantificeren vanuit de indicatoren die bepalend zijn voor het succes van de gehele keten als kwaliteit en doorlooptijd, wordt al snel duidelijk waar iedere schakel in de keten aan moet werken voor het gezamenlijke succes.

Stel er zijn 5 schakels in de keten, waarbij de klantvraag stroomt van A tot en met E. Ondanks dat iedere schakel stuurt op het leveren van kwaliteit door middel van het ‘in-één-keer-goed-percentage’, is de optelsom van alle schakels, of beter gezegd de “Overall Chain Effectiveness”, slechts 49%. De keten is zwakker dan de zwakste schakel!

Figuur: Voorbeeld van Overall Chain Effectiveness (OCE)

[alert type=”info” title=”Leestip: In vier stappen naar een succesvolle inkoopstrategie”] Lees het artikel

Waar moet je beginnen in je reis naar een succesvolle ketensamenwerking?

Door de keten samen met elkaar te doorlopen, de keten te visualiseren en de OCE te berekenen krijg je inzicht in hoe de keten echt functioneert. Het inzicht zorgt veelal voor een Sense of Urgency en een burning platform om er werk van te maken. Dit biedt een goede basis om er samen voor te gaan: 100% in één keer goed!

Houd wel druk op de ketel! Maak concrete afspraken met elkaar waar iedere schakel aan gaat werken en stel geen doelen die in de tijd te ver weg liggen. Het stellen van concrete verbeterdoelen op korte termijn, dit zijn realistische doelen die binnen één maand zijn te realiseren, creëert een Sense of Excitement. Juist door deze korte termijn focus aan te brengen werken de schakels in de keten ieder aan kleine stappen die ertoe leiden dat de keten steeds sterker gaat worden. Naast de focus en sturing op de prestaties van de eigenschakel zal men ook op gezamenlijk keten niveau kort cyclisch moeten sturen op de indicatoren die bepalend zijn voor het succes. Hierdoor worden alle resultaten transparant, zal de OCE stap voor stap toenemen wat vertrouwen onderling creëert en bevorder je de onderlinge samenwerking vanuit een gezamenlijke verbeterdialoog.

Wil je meer weten over hoe je ketens sterker maakt door middel van het werken aan onderling vertrouwen en het kort cyclisch sturen? Neem contact met mij op via Otie.Hauser@samhoud.com

Auteur: Otie Hauser, Otie is gedreven door mensen en prestaties. Een ‘performance challenger’ met oog voor de mens en het veranderproces. Inspirator, teamspeler en verbinder met scherpte en humor. Nieuwsgierig, doortastend en een strategische creatieveling. Vanuit &Samhoud consultancy helpt Otie klanten met vraagstukken rondom het laten leven van een organisatie visie en het realiseren van strategische doelen. Zij helpt organisaties bij onder andere;
de strategie door te vertalen en te visualiseren zodat alle afdelingen, teams en individuen in staat zijn om de strategie te waar te maken; prestatiegedrag te stimuleren door operationeel management en visual management en organisatie cultuur van continu verbeteren te creëren.

Tags

Over de auteur

Michiel Noij

De redactie wordt verzorgd door Michiel Noij en Nomair van Wijk.

Heeft u inhoudelijke vragen en/of zoekt u ondersteuning bij een organisatievraagstuk?
Neem dan gerust contact met ons op. Een team van adviseurs staat u voor u klaar. U kunt contact opnemen met Michiel Noij en/of Nomair van Wijk via 030-2270497 (optie 6) en/of contact [at] ubsbusiness.nl

Laat een reactie achter

Klik hier om een reactie achter te laten